Skip to content

Siksi budjettia ei kannata tehdä Excelissä

Monissa yrityksissä, niin suurissa kuin pienissäkin, Exceliä käytetään ensisijaisena työkaluna budjettien laatimiseen ja seurantaan. Työskentely ja yhteistyö laskentataulukoissa sisältää kuitenkin useita riskejä, joilla voi olla kalliita seurauksia. Jonathan Bernelöv, Oxceedin COO sekä talousohjauksen ja budjettiprosessien asiantuntija, kertoo miksi Exceliä kannattaa välttää budjetointityössä.

– Aiemmin monet pystyivät tarkastelemaan historiallisia lukuja seuraavan vuoden budjetin laatimiseksi. Viime vuosina olemme kuitenkin joutuneet huomioimaan kaiken raaka-aineiden hintojen noususta ja sodista inflaatioon ja korkeisiin korkoihin. Tämä asettaa huomattavasti suuremmat vaatimukset sille, että budjetti on mietitty huolellisesti ja että käytössä on oikeat menetelmät ja työkalut, sanoo Jonathan Bernelöv, Oxceedin COO.

1. Virheriski ja rajallinen joustavuus

Yksi suurimmista haasteista Excelin käytössä budjetointiin on virheiden riski. Kun budjettia hallitaan Excelissä, mukana on paljon manuaalisia vaiheita, jotka voivat aiheuttaa virheitä, ja budjetin monimutkaistuessa riski kasvaa entisestään. – Virheriski on merkittävä, kun työskennellään manuaalisesti Excelissä. Yksinkertainen virheellinen syöttö tai unohtunut kaava voi nopeasti aiheuttaa suuria ongelmia, ja pahimmillaan koko budjetti voi näyttää vääriä lukuja, Jonathan kertoo. Tämä riski voidaan kuitenkin välttää käyttämällä järjestelmää, joka varmistaa automaattisesti tietojen ja laskelmien oikeellisuuden. – Oxceedin avulla voit minimoida inhimillisen tekijän ja varmistaa, että luvut ovat aina oikein. Suora integraatio yrityksen kirjanpitojärjestelmään sekä automatisoidut prosessit varmistavat, että kaikki muutokset ja päivitykset tehdään ilman Excelissä helposti syntyviä virheitä.

Varaa demo ja tutustu Oxceediin sisältäpäin

Katso, miten Oxceed voi auttaa sinua säästämään aikaa, vähentämään virheriskiä ja tarjoamaan arvokkaita oivalluksia yrityksen taloudesta.

Varaa demo

2. Läpinäkyvyyden puute ja tehoton yhteistyö

Toinen yleinen laskentataulukoiden haittapuoli on rajalliset yhteistyömahdollisuudet. Koska Excel-tiedostoja lähetetään usein sähköpostitse tai jaetaan linkkien kautta, syntyy helposti ongelmia versionhallinnan ja tietoturvan kanssa.

– On tavallista, että budjettitiedostoja kierrätetään sähköpostitse tai jaetaan linkkien avulla, jolloin nopeasti on epäselvää, mikä versio on uusin ja oikein päivitetty, Jonathan sanoo.

Hänen mukaansa tämä ei ainoastaan aiheuta sekaannusta, vaan myös vaikeuttaa tehokasta yhteistyötä osastojen välillä.

– Oxceedissä kaikki työskentelevät saman, reaaliaikaisesti päivittyvän budjettiversion parissa. Näin voit varmistaa, että kaikki data on synkronoitua ja oikein, samalla kun useat käyttäjät voivat työskennellä yhtä aikaa ilman riskiä tietojen katoamisesta.

3. Vaikeaa seurata ja analysoida reaaliajassa

Jonathan korostaa, että seuranta ja analyysi ovat keskeinen osa budjettiprosessia, ja tässä Excel jää myös jälkeen. – Excel edellyttää usein, että tiedot syötetään manuaalisesti tai tuodaan muista järjestelmistä, mikä tarkoittaa, ettet saa ajantasaista kuvaa budjetin tilanteesta, Jonathan selittää. Reaaliaikaisten päivitysten puute vaikeuttaa ennakoivaa toimintaa. Jos yritys havaitsee poikkeamat liian myöhään, seurauksena voi olla ei-toivottuja kustannuksia tai menetettyjä tulomahdollisuuksia. – Oxceedin avulla voit seurata budjettia reaaliajassa ja reagoida nopeasti muutoksiin. Dynaamisen ja jatkuvan seurannan ansiosta voit tehdä tarvittavia budjettimuutoksia, mikä ei ole mahdollista samalla tavalla Excelissä.

Miksi Oxceed? Kuuntele asiakkaitamme.

Oxceediä käyttää yli 20 000 yritystä ja 200 tilitoimistoa Ruotsissa. Lue lisää asiakkaidemme kokemuksia asiakascaseistamme.

Tutustu asiakascaseihin

4. Manuaaliset tarkistukset ja versio-ongelmat

Yksi Excel-budjettien yleinen ongelma on se, että monet ”itse rakennetut ratkaisut” sisältävät manuaalisia tarkistuksia sen varmistamiseksi, että tiedosto täytetään oikein. Nämä tarkistukset eivät kuitenkaan ole aukottomia.

– Monet Excel-budjetit perustuvat siihen, että käyttäjien on itse varmistettava, ettei mitään poisteta tai täytetä väärin. On helppoa, että joku tietoisesti tai tiedostamattaan kiertää nämä tarkistukset, jolloin budjetista tulee nopeasti virheellinen ja harhaanjohtava, Jonathan varoittaa.

Lisäksi ongelmia syntyy versiohallinnassa, kun useat henkilöt työskentelevät saman dokumentin parissa. Kun useilla on pääsy samaan tiedostoon, on suuri riski, että joku tekee muutoksia, jotka vaikuttavat budjetin muihin osiin.

– Oxceedissä vältät nämä riskit. Järjestelmä varmistaa, ettei kukaan voi tehdä kokonaisuuteen vaikuttavia muutoksia ilman, että se näkyy selkeästi, ja kaikki muutokset jäljitetään. Tämä tarjoaa aivan toisenlaisen turvallisuuden verrattuna Exceliin, jossa virheet voivat jäädä huomaamatta, Jonathan päättää.

Haluatko tietää lisää?