I mange selskaper, både store og små, brukes Excel som det primære verktøyet for å utarbeide og følge opp budsjetter. Å jobbe og samarbeide i regneark innebærer imidlertid en rekke risikoer som kan få kostbare konsekvenser. Jonathan Bernelöv, COO i Oxceed og ekspert innen økonomistyring og budsjettprosesser, forklarer hvorfor det finnes gode grunner til å unngå Excel i budsjettarbeidet.
– Tidligere kunne mange se på historiske tall for å legge neste års budsjett. De siste årene har vi imidlertid måttet ta hensyn til alt fra stigende råvarepriser og krig til inflasjon og høye renter. Det stiller ekstra høye krav til at budsjettet er grundig gjennomtenkt, og at man har riktige metoder og verktøy, sier Jonathan Bernelöv, COO i Oxceed.
1. Risiko for feil og begrenset fleksibilitet
En av de største utfordringene med å bruke Excel til budsjettering er risikoen for feil. Når budsjettet håndteres i Excel, finnes det mange manuelle steg som kan føre til feil, og etter hvert som budsjettet blir mer komplekst, øker risikoen ytterligere.
– Risikoen for at noe går galt er stor når du jobber manuelt i Excel. En enkel feilregistrering eller en glemt formel kan raskt skape store problemer, og i verste fall kan hele budsjettet vise feil tall, sier Jonathan.
Denne risikoen kan imidlertid unngås ved å bruke et system som automatisk sikrer korrekt datainntasting og beregninger.
– Med Oxceed kan du minimere den menneskelige faktoren og sikre at tallene alltid er korrekte. Den direkte integrasjonen med selskapets regnskapssystem og automatiserte prosesser sørger for at alle endringer og oppdateringer skjer uten risiko for feil som lett kan oppstå i Excel.
Bestill en demo og oppdag Oxceed fra innsiden
Se hvordan Oxceed kan hjelpe deg med å spare tid, redusere risikoen for feil og gi deg verdifulle innsikter i selskapets økonomi.
2. Manglende transparens og ineffektivt samarbeid
En annen vanlig ulempe med regneark er begrensede samarbeidsmuligheter. Siden Excel-filer ofte sendes på e-post eller deles via lenker, oppstår det raskt problemer knyttet til versjonshåndtering og sikkerhet.
– Det er vanlig at budsjettfiler sendes rundt på e-post eller deles via lenker, noe som raskt gjør det vanskelig å holde oversikt over hvilken versjon som er den nyeste og korrekt oppdaterte, sier Jonathan.
Han mener at dette ikke bare skaper forvirring, men også gjør det vanskelig å samarbeide effektivt på tvers av avdelinger.
– I Oxceed jobber alle i den samme, oppdaterte versjonen av budsjettet i sanntid. Det gjør at du kan sikre at all data er synkronisert og korrekt, samtidig som flere brukere kan jobbe parallelt uten risiko for at informasjon går tapt.
3. Vanskelig å følge opp og analysere i sanntid
Hvorfor Oxceed? Lytt til kundene våre.
Oxceed brukes av over 20 000 selskaper og 200 regnskapsbyråer i Sverige. Les flere av kundenes vurderinger i våre kundecaser.