När automatisering gör data mer och mer lättillgängligt blir det ännu viktigare att skala av och få siffrorna att landa rätt i möten och presentationer. Vi har pratat med Jacob Tunberg, acting CPO på Oxceed om varför sättet vi presenterar siffror på är minst lika viktigt som själva datan, och varför en bra presentation kan vara skillnaden mellan att siffror bara visas och att de verkligen förstås.
”En bra presentation gör det lätt att förstå, prata om och agera på siffrorna”
Hur beskriver du en bra ekonomipresentation?
En bra ekonomipresentation gör siffror begripliga. Det handlar inte om att visa så mycket som möjligt, utan om att lyfta fram det som spelar roll. Många sitter med komplex data och rapporter, men det är först när siffrorna presenteras på ett tydligt sätt som de blir lätta att förstå. En bra presentation hjälper mottagaren att se poängen, inte bara staplar och procent.
Varför räcker det inte att bara skicka en rapport?
Rapporter är viktiga, men de lämnar ofta mottagaren ensam i tolkningen. I en presentation finns möjlighet att sätta siffrorna i kontext. Du kan förklara vad som ligger bakom en trend, varför något avviker och vad som är viktigt att ta med sig. Det skapar en gemensam bild av läget och gör det mycket enklare att prata om vad siffrorna egentligen säger.
Vad händer när siffrorna presenteras på ett tydligt sätt?
En tydlig presentation ger alla samma utgångspunkt och det märks direkt i samtalen. När alla förstår vad siffrorna betyder blir mötena mer fokuserade och mer givande. Det blir enklare att förklara förslag, förankra förändringar och skapa engagemang. Diskussionerna handlar mindre om detaljer och mer om riktning. Det sparar tid, minskar missförstånd och gör det enklare att komma fram till beslut som alla står bakom.
Vilka principer tycker du ska styra hur man presenterar siffror?
För mig handlar det om tre saker:
Tydlighet : Lyft fram det som är viktigt och skala bort resten. Det handlar om att visa siffror på ett sätt som går att följa direkt, utan tolkning och utan brus.
Relevans : Välj det som är viktigt för just den här mottagaren och det här mötet. Det är skillnad på att presentera för en styrelse, en kund, en VD eller ett internt team. Relevans handlar om att anpassa urvalet och berättelsen så att presentationen svarar på deras frågor, inte alla möjliga frågor.
Riktning: Koppla siffrorna till nästa steg, annars stannar de vid information. En bra presentation visar vad siffrorna betyder och vad som behöver göras härnäst.
Om mottagaren går från mötet och faktiskt vet vad siffrorna betyder och vad som bör hända härnäst, då har presentationen gjort sitt jobb. De handlar om att skapa förståelse och ett gemensamt språk runt ekonomin. När det händer blir siffror något man kan agera på tillsammans, och då börjar de göra verklig skillnad.
