För många företag blir veckan innan semestern ett naturligt tillfälle att stämma av läget. Hur ser året ut så här långt, och vad säger det om resten av året? Samtidigt är det vanligt att själva prognosarbetet skjuts fram. Dels för att tiden är knapp, dels för att det upplevs som ett moment som kräver mer arbete än vad som hinns med precis innan ledighet. Det är förståeligt. Men det finns också en tydlig nackdel i att vänta.
Börja hösten med ett tydligt underlag
När prognosen skjuts upp innebär det i praktiken att augusti börjar med att skapa en bild av läget. Först därefter kan beslut fattas. Det kostar tempo.
Ett alternativ är att redan innan semestern ha en uppdaterad bild av hur året faktiskt utvecklas. Inte som en färdigbearbetad prognos i varje detalj, utan som ett tillräckligt tydligt underlag för att kunna agera när arbetet drar igång igen.
Utfallet är redan halva prognosen
Vid halvårsskiftet är en stor del av osäkerheten redan borta. Utfallet för årets första månader ger ett konkret underlag som ofta är mer relevant än de antaganden som låg till grund för budgeten.
Det innebär att prognosarbetet inte behöver börja i ett tomt dokument, utan i hur verksamheten faktiskt har utvecklats. I praktiken handlar det om att identifiera avvikelser.
- Hur skiljer sig intäkter och kostnader från plan?
- Vad ser annorlunda ut än väntat?
- Finns det förändringar som påverkar resten av året?
När prognosen byggs vidare på den bilden blir den både snabbare att ta fram och mer användbar som beslutsunderlag.
Riktning efter siffrorna. Prova Oxceed kostnadsfritt.
Prova Oxceed helt kostnadsfritt och utan förbindelser i 10 dagar. Se företagets siffror i realtid, gör analyser och ta fram rapporter. Du kommer igång på bara några minuter.
Gör prognosen som en del av uppföljningen
Ett skäl till att prognoser ofta skjuts upp är att de behandlas som ett separat projekt. Något som ska byggas från grunden, snarare än justeras vilket gör tröskeln hög.
I praktiken fungerar det ofta bättre att se prognosen som en förlängning av den löpande uppföljningen. När utfallet uppdateras, bör även bilden framåt justeras. Det minskar behovet av större engångsinsatser och gör det enklare att hålla prognosen relevant över tid.
Här spelar verktyg och arbetssätt stor roll. I miljöer där arbetet sker manuellt, exempelvis i Excel, är det vanligt att prognosen samlas i punktinsatser. Siffror ska uppdateras manuellt , versioner hanteras och underlag byggas om.
När samma arbete i stället utgår från uppdaterade siffror i ett sammanhang där prognos och uppföljning hänger ihop, blir steget till en ny prognos betydligt mindre.
Det gör också att fokus kan flyttas från att uppdatera siffror till att förstå vad de faktiskt betyder.
En enkel genomgång räcker långt
En vanlig invändning inför semestern är att det inte finns tid att göra en “ordentlig” prognos. Men i många fall är det inte det som behövs.
Det centrala är att skapa en tydlig bild av läget. Utgå från utfallet för första halvåret och gå igenom några grundläggande frågor:
- Är utvecklingen i linje med plan
- Var finns de största avvikelserna
- Vad behöver justeras framåt
- Vad behöver följas upp efter sommaren
Att ha svar på de frågorna tar sällan särskilt lång tid, men gör stor skillnad för hur hösten startar.
– Vi kan skapa olika typer av budgetar och arbeta med prognoser på ett helt annat sätt. De månadsvisa uppföljningarna blir också lättare.
Sanna Ektröm, VD Mindpark
Prognosen som underlag för höstens beslut
En prognos skapar i sig inget värde utan det uppstår först när den används. Det innebär att prognosen behöver vara tillräckligt tydlig för att fler än ekonomikontoret ska kunna ta den till sig, och tillräckligt aktuell för att faktiskt ligga till grund för beslut.
När prognosen bygger på verkligt utfall, uppdateras löpande och är enkel att överblicka blir den också lättare att använda i dialog med ledning och organisation. Det är då den fyller sin funktion. Vi visar gärna hur du kan arbeta med automatiserade prognoser i Oxceed. Boka ett möte med oss.
