Ofta vill man inte att samtliga uppgifter hos personalen ska vara tillgänglig för alla på företaget, då dessa uppgifter kan innehålla känslig information om exempelvis lön. För att ni ska kunna ha deltagare som ska arbeta med budgeten i Oxceed, utan att kunna se personaluppgifterna, behöver ni gå igenom några steg nedan.
I dagsläget finns det inte en direkt behörighetsstyrning för menyvalet “Budget – Personal” i Oxceed. En deltagares roll innebär i grunden att de ska kunna delta i budgetarbetet. För att deltagarna ska kunna medverka i budgetinmatningen, men utan att se de detaljerade personaluppgifterna, behöver ni följa en specifik process.
- Uppdatera personaldata
- Se till att all personaldata är korrekt och uppdaterad under “Inställningar – Personal” på företagsnivå.
- Skapa budgetversion med personalbudget
- Skapa en ny budgetversion som inkluderar personalbudgeten. Vi rekommenderar att ni döper denna version till exempelvis “Budget inkl. personal” för tydlighetens skull.
- Kontrollera och överför uppgifter
- Granska uppgifterna i den nyskapade budgetversionen och gör eventuella nödvändiga ändringar under “Budget – Personal”. När ni är nöjda, klicka på “Åtgärder” och sedan “Överför till budget” för att spara informationen.
- Säkerställ korrekta användarbehörigheter (för kostnadsställen)
- Om ni arbetar med kostnadsställen är det avgörande att ni har gett användarna korrekt behörighet under “Inställningar – Användarbehörigheter” på företagsnivå. Detta säkerställer att de kan komma åt sina specifika kostnadsställen.
- Stäng ned budgetversionen för redigering
- Ändra statusläget på budgeten med personal (den ni skapade i steg 2) till “Förbereds”. När budgetversionen är i detta statusläge kan deltagarna inte se personaluppgifterna under “Budget – Personal”.
- Skapa en ny budgetversion
- Skapa en ny budgetversion som utgår från den precis skapade budgetversionen (“Budget inkl. personal”). Denna nya budgetversion ska inte innehålla personalbudget och ska ha statusläget “Öppen för inmatning”.
- I denna version kan deltagarna mata in sina budgetsiffror. De kommer att kunna se det totala beloppet som är budgeterat på de konton som använder sig av personalbudgeten, men de kommer inte att kunna borra sig ner och se detaljer som individuella löner.
- Observera att i resultatrapporter finns det möjlighet att borra sig ner på belopp och se transaktionstexter. Var därför noggrann med att anonymisera bokningar som avser personalkostnader.
- Vid ändringar av personaluppgifter
- Om ni ändrar i personaluppgifterna under “Inställningar – Personal” eller “Budget – Personal” behöver ni göra om samtliga steg ovan. Detta säkerställer att de nya uppgifterna inkluderas i budgeten och att deltagarna budgeterar i den senaste uppdaterade versionen.
- När ni skapar den nya budgeten i steg 2 kan ni utgå från den budget ni skapade under steg 6 för att få med de senaste budgetsiffrorna
