Här kan du enkelt ladda upp, organisera och distribuera olika typer av dokument till en eller flera användare inom företaget.
Ladda upp och dela dokument #
Endast administratörer har behörighet att ladda upp nya dokument. Följ dessa steg:
- Navigera till “Dokument”.
- Klicka på “Ladda upp.
- Klicka på det gråa fältet för att välja filen från din dator.
- Välj vilken period dokumentet avser.
- Delad: Markera rutan “Delad” för att göra filen tillgänglig för andra användare på företaget.
- Använd kostnadsställe: Genom att markera denna ruta kopplas dokumentet till ett specifikt kostnadsställe eller en kostnadsställesgrupp. Endast användare med tillgång till det valda kostnadsstället får då behörighet att läsa dokumentet.
Organisera med taggar #
Taggar är ett verktyg för att kategorisera och snabbt hitta specifika dokument i arkivet.
Taggar används för att koppla dokument till specifika ämnen eller kategorier. Om du till exempel skapar en tagg som heter “Månadsrapport” kan du tagga alla dina månadsrapporter. Sedan kan du enkelt filtrera fram samtliga månadsrapporter via filterpanelen. Ett dokument kan ha flera taggar.
Hantera taggar #
Endast administratörer kan skapa och hantera taggar:
- Klicka på “Åtgärder”.
- Välj “Hantera taggar”.
- Här kan du skapa nya taggar, se befintliga, redigera eller ta bort dem.
Dokumentbegäran #
Dokumentbegäran: Läs mer om denna funktion i vår artikel: Dokumentbegäran
Exportera dina dokument #
Under “Åtgärder” finns valet “Exportera alla dokument”. När du klickar på denna funktion exporteras samtliga filer, periodrapporter och presentationer till en ZIP-fil. Denna ZIP-fil hittar du sedan under Dokument, redo för nedladdning.
