Att effektivt kunna anpassa och hantera era budget- och prognosmallar är avgörande för en smidig ekonomisk planering. Denna guide beskriver steg för steg hur ni redigerar mallar i Oxceed, ställer in konton, hanterar kostnadsställen och optimerar er budgetprocess.
Redigera budget- och prognosmallar #
För att kunna justera en budget- eller prognosmall, inklusive att bestämma vilka konton som ska budgeteras på, måste den aktuella budget- eller prognosversionen vara i status “Förbereds”. Detta ändrar ni genom att hovra över budgetversionen, klicka på hamburgermenyn (tre streck) och sedan välja “Egenskaper”.
Endast administratörer har behörighet att skapa och redigera budgetmallar.
Ni når redigeringsläget för mallen under avsnittet “Budget – Resultat”. Hovra över den relevanta budgetversionen, klicka på hamburgermenyn och välj sedan “Redigera mall”.
Hantera konton i budgetmallen #
I redigeringsläget får ni full kontroll över vilka konton som ska inkluderas i er budgetmall. Här kan ni lägga till, ta bort och aktivera/inaktivera konton per kostnadsställe, samt döpa om grupper för bättre översikt.
Inom budgetmallen finns olika markeringar som indikerar kontots status:
- Svart ruta: Kontot kommer att visas i budgetmallen. Ni kan inaktivera kontot genom att klicka på rutan.
- Grå ruta: Kontot visas i budgetmallen och kan inte inaktiveras direkt. Detta beror på att kontot innehåller inlagda budgetsiffror. För att inaktivera ett gråmarkerat konto måste ni först ta bort budgetbeloppet i inmatningsvyn, och därefter kan ni redigera mallen för att avmarkera rutan.
- Ej markerad ruta: Kontot kommer inte att visas i budgetmallen. Ni kan aktivera kontot genom att klicka på rutan.
Lägga till nya konton #
För att lägga till ett nytt konto i budgeten:
- Klicka på plustecknet (+) till vänster om rubriken för den grupp ni vill lägga till kontot i.
- Sök upp det önskade kontot i listan som visas.
- Klicka på kontot och markera rutan så att den blir svart.
Viktigt: Endast konton som är registrerade i ert bokföringssystem kan läggas till. Det är alltså inte möjligt att budgetera på konton som inte existerar i bokföringssystemet.
Ändra namn på grupprubriker #
Ni kan enkelt ändra namnet på en grupprubrik (t.ex. “Nettoomsättning”) genom att klicka på det befintliga namnet och skriva in den nya önskade rubriken.
Aktivera konton med utfall #
Istället för att lägga till konton manuellt kan ni använda funktionen “Aktivera konto med utfall”. Denna finns under “Åtgärder” uppe till vänster och lägger automatiskt till samtliga konton som har haft ett utfall under innevarande räkenskapsår i budgetmallen.
Avancerad kontohantering #
Genom att klicka på pennikonen till höger på en kontorad får ni tillgång till ytterligare funktioner:
- Ta bort konto: Klicka på pennan och välj sedan “Ta bort” för att helt exkludera ett konto från budgetversionen.
- Flytta konto: Välj “Flytta till Rad” för att flytta ett konto till en annan grupp inom budgetmallen.
- Aktivera för detaljbudget: Om ni har tillägget “Detaljerad budget” kan ni aktivera kontot för detaljbudgetering här. Mer information finns i artikeln om Detaljerad budget.
- Aktivera/inaktivera för alla kostnadsställen: Om budgeten är upprättad på kostnadsställenivå kan ni via pennikonen aktivera eller inaktivera ett konto för samtliga kostnadsställen samtidigt.
Hantera kostnadsställen #
När ni budgeterar på kostnadsställenivå finns specifika funktioner för att hantera dessa i kolumnerna.
- Lägg till: Klicka på plustecknet (+) till vänster om numren på befintliga kostnadsställen för att lägga till ett nytt kostnadsställe att budgetera på. Av utrymmesskäl visas kostnadsställena endast med nummer.
- Ta bort: Hovra över numret för det kostnadsställe ni vill ta bort och klicka på papperskorgen som visas.
- Under numret för varje kostnadsställe finns en ruta som ni kan klicka på. Denna funktion gör det möjligt att snabbt aktivera eller inaktivera samtliga konton för det specifika kostnadsstället.
