Med Oxceeds likviditetsbudget kan du prognostisera framtida kassaflöde genom att kombinera bokförda värden med din resultatbudget. Denna guide går igenom hur du ställer in, skapar och analyserar din likviditet – från första inställning till detaljerad rapport. Likviditetsbudget är en tilläggsfunktion som du kan aktivera under “Tillägg” i menyn.

Förberedelser och inställningar #

Innan du skapar budgeten måste systemet veta hur ert företag hanterar betalningar och moms.

• Gå till Inställningar (på företagsnivå) och välj Likviditet.
• Ställ in följande parametrar:
  • Momsperiod: Ange om ni redovisar moms per månad (under/över 40M omsättning), kvartal eller år.
  • Kontoinställningar: Mappa upp vilka konton som avser moms, kassa/bank, leverantörsskulder och kundfordringar.

Förutsättning: Se till att du har en klar resultatbudget för perioden, då likviditetsbudgeten baseras på denna.

Skapa en ny likviditetsbudget #

Navigera till Budget > Likviditet och klicka på “Lägg till likviditetsbudget”. Vi rekommenderar att startperioden sätts till innevarande månad för att fånga upp aktuella saldon.

Importera från resultatbudget #

Kärnan i likviditetsbudgeten är importen av din resultatbudget. Här bestämmer du när en intäkt eller kostnad faktiskt påverkar bankkontot.

• Välj version: Du kan importera upp till tre års resultatbudgetar.
• Ange inställningar för kontogrupper: Detta ställs in under “Kontogrupper och inställningar”
  • Ställ in förskjutning: För varje kontogrupp anger du hur många månader betalningen dröjer.
    • Exempel: Om fakturor skickas med 30 dagars betalningsvillkor, sätt förskjutning på “Budgeterade intäkter” till 1 månad. En intäkt i oktober blir då en inbetalning i november.
  • Moms: Ange genomsnittlig momssats för respektive grupp.
  • Likviditetspåverkan: Välj om kontogruppen eller specifika konton ska importeras till likviditetsbudgeten eller inte.
• Ange undantag: Under “Undantag för kontogrupper” kan du lägga till inställningar för specifika konton

Budgeterade intäkter – konto 3000-3999

Budgeterade övriga kostnader – konto 4000-6999

Budgeterade personalkostnader – konto 7000-7499 samt 7600-7699

Budgeterade arbetsgivaravgifter och skatter – konto 7500-7599

Budgeterade avskrivningar och nedskrivningar – konto 7700-7899

Budgeterade finansiella poster – konto 8000-8499

Arbeta i budgetvyn #

När importen är klar ser du en översikt med kassa & bank, inbetalningar och utbetalningar. Likviditetsbudgeten visas i rullande 12. I filterpanelen uppe till höger kan du navigera framåt och bakåt mellan åren i likviditetsbudgeten.

Första perioden är startperioden för budgeten. I den första perioden finns det uppgifter från balansen som var bokförda när versionen skapades. Detta avser uppgifter för kund- och leverantörsfakturor, genomförda in- respektive utbetalningar samt moms. Första raden som visar Kassa och Bank visar månadens ingående balans.

Automatisk budgetjustering #

Både under inbetalningar och utbetalningar finns en rad för “Automatisk budgetjustering”. Denna är till för att månadernas resultat inte ska förvridas om den både innehåller utfall och budget.

I exemplet nedan finns det cirka 1,4 miljoner i förfallna kundfakturor. Dessa placeras alltid i första månaden och förväntas betalas under månaden. Därmed räknar vi med 1,4 miljoner i utfall, men samtidigt har vi en budget på cirka 5,7 miljoner. För att inbetalningarna inte ska räknas dubbelt, både från utfall och budget, tar vi bort det lägsta av dom två värdena i den automatiska budgetjusteringen. I detta exempel justeras värdet från de förfallna kundfakturorna.

Samma sak görs under utbetalningar där budgeterade kostnader justeras mot utfallet.

Lägg till manuella rader #

För händelser som inte finns i resultatbudgeten eller hämtat från utfallet kan du lägga till egna rader.

Klicka på “+ Lägg till rad” under in- eller utbetalningar och sedan kan du skriva in belopp under respektive period.

Dessa rader kan även kommenteras för att förtydliga siffrorna för andra användare.

Moms #

Moms på inbetalningar och utbetalningar

Under inbetalningar och utbetalningar visas kundfakturor och leverantörsfakturor från bokföringen inklusive moms. Moms läggs även till på beloppen som importeras från resultatbudgeten, baserat på inställningar per grupp eller konto. Det innebär att alla belopp som exempelvis visas i bilden nedan är inklusive moms.

Om du lägger till egna rader kan du välja att antingen

• lägga till belopp inkl. moms för att sedan manuellt justera detta i “Momsgruppen”
• eller att bortse från momsen på era egna rader

Momsrapportering – blå pilar

I nedan exempel har vi ställt in att “Budgeterade intäkter” ska förskjutas en månad. Detta gör vi för att vi räknar med att fakturan vi skickar i oktober inte betalas förrän i november och således inte ska påverka likviditeten förrän i november. Momsen som däremot rapporteras till Skatteverket är baserad på bokförda fakturor (fakturametoden) och därför läggs den omvända momsen in i samma månad som intäkten budgeteras. Samma hantering görs för samtliga grupper som importeras från resultatbudgeten beroende på era moms- och förskjutningsinställningar.

Momsbetalning – lila pilar

I ovan exempel har företaget kvartalsmoms och då samlas momsrapporterna för oktober, november och december till momsjusteringen som sker i februari. Därmed har momsgruppen, rubrikraden “Momsbetalning”, i detta exempel inga summor i oktober, november och december. I februari sker sedan justeringen mot Skatteverket och i detta exempel får företaget betala tillbaka 2,9 miljoner i moms.

Importera ändringar som skett i en resultatbudget #

Notera att resultatbudgetarna som importerats till likviditetsbudgeten inte uppdateras automatiskt. Har en ändring gjorts i någon resultatbudget behöver du importera dessa på nytt.

• Under “Budget > Likviditet”, välj den version du vill arbeta med
• Klicka på “Åtgärder”
• Välj “Importera ifrån resultatbudget”

Denna åtgärd kommer att rensa alla belopp som du tidigare importerat från resultatbudgetarna och du behöver därför importera samtliga budgetversioner på nytt, inte endast den budgetversion med ändringar.

Uppdatera bokföringsdata i en befintlig likviditetsbudget #

Saldon på balanskontona uppdateras inte automatiskt, önskar du uppdatera dessa gör du det under “Åtgärder – Uppdatera bokföringsdata”. När du gör det kommer uppgifter från balansen ändras för tidigare perioder till det som för tillfället är bokfört samt uppdatera den innevarande perioden.

Notera att om du önskar uppdatera en likviditetsbudget för tidigare månad/år eller vill ändra första period rekommenderar vi att du skapar en helt ny version. Detta är för att du ska kunna bevara originalversionen och få möjlighet att gå tillbaka för att se exakt hur likviditetsbudgeten såg ut när du först skapade den.

Analysera: Skillnaden på budget och rapport #

I Oxceed finns två sätt att se på likviditeten. Det är viktigt att förstå skillnaden:

Likviditetsbudget (Arbetsläget) #

• Plats: Budget > Likviditet.
• Funktion: Här bygger och redigerar du budgeten. Startperioden är fastlåst till den månad du valde när versionen skapades.
• Uppdatering: Om du ändrar i resultatbudgeten måste du manuellt göra om importen här. Bokföringsdata (saldon) uppdateras via “Åtgärder > Uppdatera bokföringsdata”.

Likviditetsrapport (Analysläget) #

• Plats: Rapporter > Likviditet > Likviditetsrapport.
• Funktion: Detta är en dynamisk vy som alltid visar realtidssiffror. Startmånaden uppdateras automatiskt till innevarande månad.
• Drill-down: Här kan du klicka på belopp (t.ex. “Förfallna kundfakturor”) för att se exakt vilka fakturor som ligger bakom siffran.

Visualisera och dela #

För att presentera likviditeten kan du använda grafer och koncernrapporter.

• Grafer: Du kan lägga till likviditetsgrafer på startsidan (Översikt) eller i periodrapporter. OBS: För att grafen ska visa budgetvärden måste din likviditetsbudget ha statusen “Standardbudget”.

• Koncernlikviditet: Om du har koncernpaketet kan du se en sammanslagen likviditetsbudget för hela gruppen under Rapporter – Likviditet på koncernnivå. För att likviditetsbudgeten ska visas på koncernnivå behöver du se till att likviditetsbudgetversionerna i företagen är ställda i statusläget “Standardbudget”. Du ställer in detta i respektive företag i er prenumeration. Det är sedan uppgifterna från likviditetsrapporten, som du finner under “Rapporter – Likviditet” i respektive företag, som kommer att hämtas upp till koncernlikviditetsrapporten.