Vad är Detaljerad budget? #
Med detaljerad budget kan du bryta ner budgeterade belopp till specifika enheter eller “artiklar”. Istället för att bara budgetera en totalsumma för “Intäkter”, kan du specificera hur den summan byggs upp.
Exempel på användningsområden:
- Konsulttjänster: Budgetera “X antal konsulttimmar á Y kr/timme”.
- Programvarulicenser: Budgetera “X antal licenser * Y kr/licens”.
- Produkter: Budgetera “X antal sålda enheter * Y kr/enhet”.
Viktig notis: Det är inte möjligt att spåra detaljerade budgetrader mot enskilda poster i bokföringssystemet. Uppföljning sker på totalen för budgetkontot mot det faktiska utfallet.
Kom igång med detaljerad budget #
För att kunna använda detaljerad budget måste du först aktivera funktionen och sedan konfigurera dina budgetversioner.
Aktivera tilläggsfunktionen #
Detaljerad budget är en tilläggsfunktion. För att aktivera den, navigera till “Tillägg” i Oxceed och slå på funktionen.
Förstå budget- och prognosprocessen #
Innan du dyker in i detaljbudgeteringen är det viktigt att du är bekant med hur du skapar och hanterar budgetversioner i Oxceed. Se guiden för “Budget och prognosprocessen“.
Aktivera konton för detaljbudget #
Nästa steg är att välja vilka konton som ska använda detaljbudget.
- Gå till “Budget – Resultat”.
- Hovra över den budgetversion du vill redigera.
- Klicka på hamburgermenyn (tre streck) och välj “Redigera mall”.
- Observera: Budgetversionen måste ha statusen “Förbereds” för att du ska kunna redigera mallen.
- Hovra över det konto du vill aktivera detaljbudget för.
- Klicka på pennikonen och slå på “Detaljbudget”.
Eventuella belopp som redan budgeterats på kontot (t.ex. om du kopierat ett utfall) kommer att behållas tills du manuellt skriver över dem via inmatningsfälten i detaljbudgeten.
Budgetera på skapade artiklar #
När kontot är aktiverat kan du börja specificera dina budgetposter.
- Välj den budgetversion du vill arbeta med under “Budget – Resultat” genom att klicka på den i listan.
- För konton där du har aktiverat detaljerad budget kommer en liten ikon att visas bredvid kontonumret.
- Klicka på den blåa cellen intill kontot för att öppna inmatningsfälten för artiklarna.
Lägga till och redigera artiklar #
Inom inmatningsfälten kan du lägga till en eller flera rader för dina artiklar:
- Namn: Ge varje artikel en beskrivande titel (t.ex. “Konsulttimmar Projekt A”, “Licenspaket Premium”).
- Pris: Ange priset per enhet för artikeln.
- Månadsantal: Ange antalet enheter per månad.
Summan av “Pris * Månadsantal” blir det belopp som visas i budgeten för den specifika månaden.
Viktigt: Dessa rader är unika för det konto de skapats på och kan inte kopieras till andra konton i budgeten.
När du är nöjd med dina inmatningar, klicka på “Spara”. Summan av beloppen för alla artiklar på kontot läggs då till för respektive månad.
Hantera artikelrader #
- Kopiera eller radera: Hovra över en rad i detaljbudgeten och klicka på hamburgermenyn. Här kan du välja att kopiera eller radera raden.
- Lägga till kommentarer: Bredvid hamburgermenyn finns en pratbubbla. Klicka på den för att lägga till kommentarer för raden. Om en kommentar finns, kommer pratbubblan att vara synlig, och kommentaren visas när du hovrar över den.
Kopiera belopp och detaljerad budget #
Hur detaljerade budgetrader hanteras vid kopiering av budgetversioner beror på hur den nya versionen skapas:
- Kopiering från befintlig detaljerad budget: Om du skapar en ny budgetversion baserad på data från en tidigare budget eller prognos som använde detaljerad budget, kommer alla detaljerade rader att kopieras med till den nya versionen.
- Ny budgetversion utan befintlig data: Om du skapar en helt ny budgetversion som inte utgår från någon befintlig data, kommer de detaljerade kontona inte att finnas med. Att aktivera ett konto för detaljerad budget är därmed unikt för varje budgetversion.
