Att effektivt hantera och budgetera personalkostnader är avgörande för varje företags ekonomiska planering. Denna guide beskriver hur du aktiverar, konfigurerar och använder personalbudgeten i Oxceed, steg för steg.

Konfigurera personalbudgetfunktionen #

Personalbudget är en tilläggsfunktion i Oxceed som du först behöver aktivera. För att börja använda personalbudgeten måste du ställa in företagsspecifika parametrar. Endast administratörer har behörighet att nå och justera dessa inställningar.

1. Gå in på det relevanta företaget i Oxceed.
2. Klicka på “Inställningar” i menyn till vänster.
3. Under “Personalbudget” hittar du de inställningar som ska konfigureras i följande ordning:
   1. Allmänt
   2. Anställningstyper
   3. Förmåner
   4. Personal

Allmänna inställningar #

Här definierar du grundläggande parametrar för löneuppräkning, pension och semester.

• Löneuppräkningsmånad: Anger vilken månad löneökningar ska börja gälla.
• Konto för pensionspremie: Specificerar det kontonummer som används för pensionspremier.
• Konto för sociala avgifter för pensionspremie: Anger kontot för särskild löneskatt kopplade till pensionspremier.
• Semestertillägg: Ett procentvärde som anger hur mycket extra som betalas ut per semesterdag jämfört med en normal arbetsdag. Oxceeds personalbudget beräknar inte semesterlöneskuld, utan fokuserar på ökningen av personalkostnader vid semesteruttag. Beräkningen använder sammalöneregeln, som standard är 0,43% enligt Skatteverket. För mer information om sammalöneregeln, se verksamt.se.
• Fördelning av semesteruttag: Ställ in hur många procent av semesterdagarna ni uppskattar att personalen tar ut per månad.

Anställningstyper #

Skapa en eller flera anställningstyper för att styra vilka konton personalens kostnader ska belasta.

1. Klicka på “Lägg till anställningstyp”.
2. Fyll i de konton som anställningstypen ska belasta. Ett konto kan användas för flera kostnadstyper, eller ett enda konto om ni vill klumpa ihop samtliga kostnader.

Förmåner #

Här lägger du in månatliga belopp för förmåner.

1. Klicka på “Lägg till förmån”.
2. Ange månatligt belopp och specificera om förmånen är beskattad eller obeskattad. Detta påverkar om sociala avgifter läggs på lönekontot.

Personal #

Efter att de övriga inställningarna är klara kan du lägga till dina anställda i personallistan.

1. Klicka på “Lägg till anställd”.
2. Fyll i den anställdes uppgifter:
   1. Anst.nr: Anställningsnummer, behöver vara unikt för varje anställd
   2. Födelsedatum: Anges i ÅÅÅÅ-MM-DD.
   3. Förnamn och Efternamn.
   4. Anställningstyp: Välj bland de anställningstyper du skapat.
   5. Kostnadsställe: Välj om personalkostnaderna ska fördelas per kostnadsställe eller på hela företaget. Fördela anställda på relevanta kostnadsställen om budgeten ska delas upp. Om en anställd arbetar på flera kostnadsställen, lägg till personen flera gånger med unika anställningsnummer och fördela kostnaden via anställningsprocent.
   6. Startdatum: ÅÅÅÅ-MM-DD, anger när personalkostnaderna börjar räknas. Om inget startdatum anges räknas personen med i samtliga budgetar som skapas med personalberäkningar.
   7. Slutdatum: ÅÅÅÅ-MM-DD, anger när kostnaderna upphör. Lämna blankt om anställningen fortfarande pågår.
   8. Lön
   9. Årlig löneökning: Procentuell årlig löneökning.
   10. Anställningsprocent: Omfattningen av anställningen i procent (påverkar lön, semester och pensionskostnader).
   11. Pensionspremie: Procentuell pensionspremie baserad på lönen.
   12. Semesterrätt: Antal semesterdagar.
   13. Förmåner: Välj bland de förmåner du skapat.
   14. Aktivera i budget- och prognosversioner: Om ni skapar en anställd efter att ni skapat budgetversionen kan ni lägga till den anställda i den befintliga budgetversionen här.

Viktigt: Om du ändrar personalinställningarna efter att en budgetversion skapats, måste du skapa en ny budgetversion i två steg för att de nya inställningarna ska inkluderas. Se guiden “Ny personalbudgetversion vid uppdaterade personalinställningar” för mer information.

Importera personal till personalbudgeten #

För större personalregister kan du importera din personallista via Excel.

1. Gå till “Åtgärder” och sedan “Import av personal”.
2. Hämta mall för import för en tom mall.
3. Hämta mall med all personal för en ifylld mall med befintlig personal i Oxceed.
4. Redigera i Excel: Lägg till nya anställda eller redigera befintlig information. Notera att systemet endast kan importera Oxceeds egna mallar.
5. Fyll i uppgifter: Använd de kodnummer som visas i filen för anställningstyper, kostnadsställen och förmåner.
6. Importera tillbaka: Gå till “Åtgärder”, “Import av personal” och klicka i det gråa fältet för att ladda upp den ifyllda Excel-filen.

Skapa en budgetversion med personalbudget #

När personallistan är på plats kan du använda den för att beräkna personalkostnader i en budgetversion.

1. Klicka på “Budget” och sedan “Resultat”.
2. Klicka på “Lägg till budget” uppe till vänster.
3. Välj önskad budgettyp och ställ in samma inställningar som för en “vanlig” budget.
4. Kryssa i rutan “Personalbudgetmodul”. Endast administratörer kan skapa en personalbudget.

Observera: När en budgetversion skapas kopieras personallistan till den versionen. Ändringar i personalinställningarna efter detta påverkar inte en befintlig budgetversion. För att uppdatera en befintlig budget med nya personalinställningar, se guiden ovanför.

Arbeta med personalbudgeten #

När personalbudgeten är skapad kan du granska och justera personalkostnaderna.

• Gå till “Budget – Personal” i menyn till vänster.
• Välj den budgetversion du vill arbeta med i filterpanelen.
• På sidan visas samtliga anställda och deras uppgifter. Om du har budget på kostnadsställenivå visas anställda under respektive kostnadsställe.
• Aktivera/Inaktivera anställda: Använd knappen under “Aktiv” för att inkludera eller exkludera en anställd från beräkningarna. Endast aktiva anställda belastar företaget/kostnadsstället.
• Deltagare: Även deltagare kan fylla i en budgetversion med personalbudget om den är i status “Öppen för inmatning”.

Redigera anställdas uppgifter i budgetvyn #

• Klicka på en anställd för att redigera specifika uppgifter som lön och semesterrätt.
• Justera tjänstgöringsgrad: Ändra tjänstgöringsgraden om en anställd exempelvis är föräldraledig eller tjänstledig. En tjänstgöringsgrad på 0% under en månad innebär inga budgeterade kostnader för den anställde den månaden.

Viktigt: Dessa ändringar slår endast ut på den budget du arbetar med. De ursprungliga uppgifterna i företagets inställningar kvarstår.

Förhandsgranska beräkningar #

1. Klicka på “Åtgärder” och sedan “Visa beräkning”.
2. En vy med samtliga anställda och deras kostnader visas.
3. Klicka på pilen bredvid en rad för att se kostnaden per konto.

Överför personalbudget till budgeten #

När du är nöjd med beräkningarna är det dags att överföra kostnaderna till den övergripande budgetversionen.

1. Klicka på “Åtgärder” och sedan “Överför till budget”.
2. Samtliga personalkostnader aggregeras till belopp per konto, period och eventuella kostnadsställen.
3. De konton i budgeten som används av personalbudgeten markeras i vitt och blir låsta för redigering direkt i budgetversionen. Dessa kan endast ändras under “Budget – Personal”.
4. Fyll i resterande celler i budgeten enligt principerna för en “vanlig budget”.