Projektbudgetering är en del av framgångsrik projektledning. I Oxceed är projektbudget en tilläggsfunktion som möjliggör detaljerad ekonomisk planering och uppföljning för era projekt, oavsett deras livslängd över räkenskapsår. Denna guide visar dig hur du aktiverar, skapar och hanterar projektbudgetar för att få full överblick och kontroll över dina projekt.
Vad är projektbudget och varför är det viktigt? #
Projektbudgeten skiljer sig från en traditionell resultatbudget genom sin förmåga att spänna över flera räkenskapsår. Detta är avgörande för projekt med längre löptider. Genom att aktivera tillägget “Projektbudget” får ni:
- En tydlig bild av projektens totala livslängd och budget.
- Möjlighet att följa upp och justera budgeten under projektets gång.
- Hantering av projekt som sträcker sig över olika räkenskapsår.
Projektbudget aktiveras under “Tillägg” i Oxceed.
Skapa en ny projektbudget i Oxceed #
- Gå till budgetmenyn och välj “Projekt”.
- Klicka på “Lägg till projektbudget” för att skapa en ny budgetversion.
- Ange Uppgifter för Projektbudgeten
Fyll i följande information för din nya projektbudget:
- Skapa nytt eller välj befintligt projekt:
- Befintligt projekt: Koppla budgeten till ett befintligt projekt i bokföringen för att se utfallssiffror. Observera att en projektbudget endast kan kopplas till ett projekt i bokföringen.
- Skapa nytt projekt: Skapa en budget för ett fiktivt projekt och arbeta enbart med budgeterade siffror. Du kan i en senare revision koppla budgeten till ett projekt i bokföringen.
- Projektnummer: Ett unikt identifieringsnummer för projektet.
- Namn: Namnet på budgetversionen.
- Beskrivning: En frivillig beskrivning av versionen.
- Startperiod och Projektslut: Ange start- och slutmånad för budgeten. Här kan du välja perioder över olika räkenskapsår.
- Kostnadsställe: Standard är “Hela företaget”. Du kan välja att budgetera uppdelat på kostnadsställe. Om du väljer kostnadsställen kan du inte ändra tillbaka till “Hela företaget” för samma budget; då behöver du skapa en ny. Notera att om du godkänt en budget för ett projekt på kostnadsställenivå så kommer även senare revisioner vara låsta till kostnadsställenivå.
- Ansvarig, Godkännare och Övriga deltagare: Ange vem som är ansvarig för projektet, vem som ska godkänna budgeten och vilka övriga användare (utöver administratörer) som ska kunna budgetera på projektet.
Åtgärder och revisioner #
Inom projektbudgeten finns flera hanteringsmöjligheter via hamburgermenyn och filterpanelen.
Redigera och ta bort budgetversioner #
Du kan redigera och ta bort budgetversioner som inte är “Utkast”.
För godkända versioner kan du gömma budgeten. Gömda budgetar hittas genom att klicka på “Aktiva” och sedan “Gömda” i filterpanelen.
Filtrera och söka #
Använd filterpanelen “Ansvarig” för att filtrera fram projektbudgetversioner för respektive projektansvarig.
Skapa och hantera revisioner #
En projektbudget kan ha flera revisioner, men endast den senaste revisionen visas i listan.
- Skapa ny revision: Klicka på hamburgermenyn för en godkänd budgetversion och välj “Ny revision”.
- Revisionens omfattning: Vid en ny revision kan du ändra projektslutet, men inte startperioden. Detta innebär att du förlänger perioden för den befintliga projektbudgeten, snarare än att skapa en ny per räkenskapsår.
- Tidigare revisioner: Dessa är endast tillgängliga i projektrapporter för jämförelse.
Lägg till konton och mata in budgetsiffror #
För att budgetera måste du lägga till relevanta konton i din projektbudget.
Lägga till konton #
- Alla konton från din bokföring är uppdelade i fem kontogrupper: Balans, Intäkter, Material och varor, Personalkostnader samt Övriga kostnader.
- Lägg till konton under respektive kontogrupp genom att klicka på Lägg till konto.
- Automatisk hantering av utfallna konton: Konton med utfall på projektet som inte lagts till i budgeten hamnar automatiskt under “Övriga konton” i respektive kontogrupp.
- Lägg till utfallna konton: Klicka på beloppet för “Övriga konton” under kolumnen “Total utfall”. Hovra över kontot, klicka på hamburgermenyn och välj “Lägg till konto”.
Mata in och periodisera budgetsiffror #
Oxceed erbjuder flexibla alternativ för att mata in och fördela budgetbelopp.
- Jämn fördelning: Belopp som anges under “Totalbudget” fördelas automatiskt jämnt över alla månader från projektstart till projektslut.
- Ändra periodisering: Klicka på månaderna under kolumnen “Periodisering” för att ändra fördelningen för ett specifikt konto. Beloppen periodiseras automatiskt.
- Manuell inmatning: Skriv in belopp direkt i enskilda månader. Periodiseringen ändras då till “Manuell”, och budgeten behåller detta mönster. Om du sedan uppdaterar “Totalbudget” fördelas beloppet procentuellt baserat på din manuella fördelning.
- Återgå till periodisering: Klicka på “Manuell” och sedan “Periodisera” för att återgå till automatisk fördelning.
Avancerade åtgärder i en projektbudget #
Filter och åtgärder anpassas efter användarens roll och budgetens status.
Klicka på “Åtgärder” för att:
- Ändra inställningar: Justera projektbudgetens grundläggande konfiguration.
- Lägga till kommentarer: Dokumentera revisionskommentarer.
- Skapa ny revision: Starta en ny revisionsprocess för en godkänd budget.
Visa perioder: Växla mellan att visa totalbudgeten eller belopp uppdelat månad för månad.
Navigera mellan revisioner och jämföra utfall #
- Byta revision: Om du har flera revisioner kan du enkelt växla mellan dem för att se olika versioner av budgeten.
- Jämföra med utfall/tidigare revision: Klicka på “Utfall” till höger för att:
- Visa projektets utfall och jämföra det med din nuvarande budget.
- Visa en tidigare revision och använda den som jämförelse under budgetarbetet.
Ändra status och godkänna budgeten #
- Klarmarkera: När budgeten är klar för granskning, klicka på “Klarmarkera”.
- Projektets godkännare får nu möjlighet att godkänna eller avvisa budgetversionen.
- Avvisad budget: Om budgeten avvisas ändras statusen till “Avvisad”. Den projektansvarige kan då korrigera budgeten och klarmarkera den igen för ny granskning.
- Godkänd budget: När budgeten godkänns är den klar. Från detta statusläge kan nya revisioner skapas vid behov.
- Revisionskommentarer: Vid varje statusändring kan du lägga till kommentarer som sparas under “Åtgärder” och “Kommentarer” för alla inblandade.
Kommentarer på rader #
För att underlätta samarbetet kan du lägga till kommentarer direkt på budgetraderna.
- Lägg till kommentarer: I utkastläge kan du lägga till kommentarer på alla rader genom att klicka på pratbubblan som visas när du hovrar över en rad.
- Läs kommentarer: När en revision har ändrat status från utkast kan befintliga kommentarer endast läsas genom att hovra över pratbubblan.
Importera & Exportera #
Du kan uppdatera din projektbudget via Excel genom att Export/Import-funktionerna. Om du Exporterar en projektbudget så får du en Excelfil med den senaste revisionens siffror.
När du ska importera projektbudgeten så måste statusen i Oxceed vara “Utkast”. Det som för närvarande finns i revisionen kommer att skrivas över.
Lägg till konto i importen #
Det går bra att lägga till rader med konto i Excelfilen innan du importerar den. Dessa konto kommer automatiskt att aktiveras för projektet så länge som kontot finns i företagets kontoplan. Du behöver inte skriva kontonamn.
Tänk på att tillagda konto måste ligga inom rätt område. Se bild nedan. Om man lägger till konton efter det sista kontot så kommer dessa inte att importeras.
Projektrapporter #
Din projektbudget kan visualiseras och analyseras i detalj genom Oxceeds projektrapporter.
För mer information om hur du använder projektrapporter, se den dedikerade artikeln om projektrapporter.
