Periodrapporter i Oxceed är en funktion som möjliggör skapandet och distributionen av avstämningsrapporter. Dessa rapporter kan skickas till olika intressenter, såsom kunder för redovisningsbyråer eller styrelsemedlemmar. Med Oxceed kan du skräddarsy rapporterna för att inkludera den information du vill visa, såsom resultat- och balansrapporter, nyckeltal, kommentarer, bifogade filer och diagram.

Skapa och skicka en periodrapport #

Att skapa och skicka en ny periodrapport är enkelt.

1. Navigera till Företaget: Gå in på det specifika företag du vill skapa en rapport för.
2. Dokument: Klicka på “Dokument” i menyn.
3. Skapa: Välj “Skapa”.
4. Välj Mall: Under “Periodrapporter”, välj en lämplig mall.
5. Grundinställningar:
   • Ge rapporten ett namn.
   • Välj vilken period rapporten ska avse.
   • Lägg till mottagare.
   • Lägg till eventuella dokumenttaggar.
6. Skapa Rapport: Klicka på “Skapa”.

Dessa inställningar kan även justeras i efterhand direkt i periodrapporten.

Inställningar inom periodrapporten #

Högst upp i periodrapporten finns flera inställningar du kan anpassa:

• Logotyp: Visar det valda företagets logotyp.
• Spara utkast: Sparar rapporten som ett utkast under “Dokument”.
• Publicera: Skickar rapporten till valda mottagare och sparar den som “publicerad” i “Dokument”.
• Rapportnamn: Rapportens visningsnamn.
• Mottagare: Endast användare i Oxceed kan väljas som mottagare och får en länk via e-post. Även andra användare som är administratörer kan öppna rapporten i “Dokument”
• Period: Bestämmer vilken tidsperiod rapporten avser (t.ex. ett kvartal eller halvår).
• Taggar: Används för att kategorisera rapporter. Du kan sedan filtrera periodrapporter baserat på dessa taggar under “Dokument”.
• Avsändare: Fylls automatiskt i med namnet på den som skickar rapporten.

Viktigt om Kostnadsställen: Om användare endast ska se utfallet för specifika kostnadsställen, måste du skapa periodrapporter där grafer och rapporter är filtrerade efter dessa. Utan kostnadsställefiltrering kommer användare att se all information i rapporten, oavsett deras individuella kostnadsställebegränsningar.

Widgets #

Widgets är kärnan i Oxceeds flexibla periodrapport, där varje widget har sina individuella inställningar för att visualisera data på bästa sätt.

Widgetkategorier #

Du kan lägga till olika kategorier av widgets i dina finansiella rapporter:

• Enkelt nyckeltal: Visar ett specifikt nyckeltal numeriskt.
• Nyckeltalsgraf: Visualiserar ett eller flera nyckeltal i olika diagramtyper.
• Rapporter: Infogar en komplett företagsrapport.
• Text: Förklarande textfält med möjlighet till standardtexter och ChatGPT-genererad autotext.
• Bild: Infogar en bild
• Övriga: Innehåller en rad specialiserade widgets som reskontra och kassaflödesdiagram.

Lägga till och redigera widgets #

• Lägg till: Klicka på “Lägg till widget” i headern.
• Flytta och storleksändra: Flytta widgets genom drag-and-drop och ändra storlek genom att dra i dubbelpilen i nedre högra hörnet.
• Redigera: Hovra över en widget och klicka på kugghjulet uppe till höger för att redigera dess inställningar.
• Duplicera och ta bort: Du kan också duplicera en widget för att skapa en kopia, eller klicka på papperskorgen för att ta bort den.
• Spara widgets: Hovra över en widget och spara en personlig widget som du kan återanvända i periodrapporter, översiktssidor eller i presentationer. Du finner sparade widgets under “Ditt bibliotek” när du lägger till nya widgets.

Widgettyper #

Här går vi igenom de olika widgettyperna och deras specifika inställningar.

Widget för enkelt nyckeltal #

Denna widget visar ett nyckeltal i numerisk form, idealisk för att snabbt presentera ett värde.

1. Välj Nyckeltal: Välj bland inbyggda nyckeltal eller dina egna (om tillägget “Egna nyckeltal” är aktiverat).
2. Välj Värden och Period:
   • Välj vilket värde som ska visas och för vilken period.
   • Välj ett jämförelsevärde.
3. Aktivera “Visa hög/låg triangel” för att indikera om värdet är bättre eller sämre.
4. Använd “Förskjut period” för att visa data från en tidigare månad (t.ex. -1 månad för att visa december 2024 om periodrapporten avser januari 2025).
5. Ändra Titel: Justera widgetens titel.

Widget för nyckeltalsgraf #

Visualisera upp till sex nyckeltal i samma graf för att jämföra trender och utfall, till exempel för olika kostnadsgrupper.

1. Välj Nyckeltal: Välj ett eller flera inbyggda nyckeltal, eller egna nyckeltal.
2. Justera Graf och Värden: Välj diagramtyp: linje, cirkel eller stapeldiagram.
3. Klicka på en serie för att välja vilket värde som ska visas (innevarande år, föregående år, budget, ackumulerat).
4. Ange en förklaring för varje serie.
5. Välj färg för varje serie.
6. Lägg till fler serier med “Lägg till ytterligare serie”.
7. Ändra ordning eller ta bort serier via hamburgermenyn.

Inställningar för Grafen: Anpassa grafens utseende och information:

• Period: Välj period på x-axeln (Rullande 12, Räkenskapsår per period/kvartal/år).
• Förskjut period: Förskjut visningsperioden bakåt i tiden.
• Titel: Visar grafens namn i vänstra hörnet på diagramet.
• Visa vertikal axel/förklaring/tooltip: Kontrollera synlighet för axel, förklaring och interaktiva tips.
• Filtrera på kostnadsställe: Visa utfall för specifika kostnadsställen eller totalen för flera.
• Visa etikett: Visa ett värde (utfall, föregående år, budget) i grafens övre högra hörn.

Widget för rapporter #

• Välj Rapport: Välj bland de rapporter som är synliga i huvudmenyn under “Rapporter – Resultat/Balans”.
• Titel och Filter: Ange en titel och filtrera rapporten på ett specifikt kostnadsställe eller totalen för flera.

Widget för text #

Använd textwidgeten för att lägga till förklarande texter och kommentarer.

• Standardtexter och ChatGPT-genererad autotext: Du kan genom att klicka på plustecknet i textrutan infoga både dina standardtexter eller få en ChatGPT-genererat utkast. Skapa återkommande standardtexter via “Inställningar” på prenumerationsnivå under “Periodrapporter” > “Standardtexter”.
• Du kan redigera egen skrivna texter genom att markera den text du vill ändra på tex göra punktlistor, fetstilt eller lägga in länkar

Övriga #

Utöver de grundläggande widgettyperna finns en rad specialiserade element:

• Bifogade filer: Lägg till en eller fler filer i periodrapporten
• Bästa resultat: Horisontellt stapeldiagram som visar de tre månaderna med bästa resultat.
• Formatering: Infoga linjer och sidbrytningar för att ge struktur
• Kassaflödesdiagram: Vattenfallsdiagram som illustrerar in- och utflöde av kassa.
• Kundfakturor: Stapeldiagram över kundfakturor.
• Leverantörsfakturor: Stapeldiagram över leverantörsfakturor.
• Likviditetsbudgetdiagram: Kolumndiagram som visar likviditetsbudgeten (kräver tillägget “Likviditetsbudget” och att budgeten har status “Standardbudget”).
• Reskontra: Jämför saldon för kund- och leverantörsreskontra.
• Största intäkterna: Horisontellt stapeldiagram som visar de tre månaderna med högst intäkter.

Autotext med ChatGPT #

Du kan låta ChatGPT generera en textanalys baserad på periodrapportens nyckeltal i dina textrutor.

• Analys: Texten analyserar utfall i jämförelse med föregående period, identifierar avvikelser, levererar insikter och föreslår relevanta åtgärder.
• Redigera och Bekräfta: Efter att texten genererats kan du redigera den. Bekräfta texten genom att klicka i “Godkänn”.
• Datasäkerhet: Oxceed använder ChatGPT med anonymiserad data och färdigberäknade nyckeltal för att säkerställa att ingen företagsspecifik information delas med tredje part.

Hantering av skickade periodrapporter #

För redan skickade periodrapporter finns flera åtgärder tillgängliga via hamburgermenyn när du hovrar över periodrapporten:

• Ladda ner dokumentet: Exportera periodrapporten till PDF för att dela med icke-Oxceed-användare (observera att PDF-filen är statisk).
• Kopiera: Skapa en kopia av en befintlig periodrapport för att återanvända designen.
• Ändra egenskaper: Lägg till dokumenttaggar för bättre organisering.
• Skapa som mall: Spara periodrapportens design som en återanvändbar mall.
• Radera dokument: Ta bort periodrapporten permanent från dokumentarkivet.
• Återkalla dokument: Återkalla en skickad periodrapport. Mottagarna får ett e-postmeddelande om återkallandet och kan inte längre se den i Oxceed. Detta är användbart för att korrigera periodrapporter samtidigt som originalversionen behålls.

Inkludera budget i periodrapporter #

För att budgetvärden ska visas korrekt i grafer eller resultatrapporter, måste budgetversionen ha statusläget “Standardbudget”.

• Ändra Status: Ändra statusläge under “Budget – Resultat” genom att klicka på hamburgermenyn för budgeten och sedan “Egenskaper”.
• Två budgetversioner: Ange statusläget “Standardbudget 2” för en till budgetversion för att visa två budgetversioner i en resultatrapport
• Rullande Perioder: För att visa budget för rullande perioder som sträcker sig över två räkenskapsår, använd “Rullande 12” i grafinställningarna och ange statusen “Standardbudget” för budgetversioner över båda räkenskapsåren.

Använda och skapa periodrapportsmallar #

Spara tid och säkerställ en konsekvent design genom att skapa mallar av dina finansiella periodrapporter.

Skapa Mall: Hovra över en periodrapport, klicka på hamburgermenyn och välj “Skapa som mall”.

Malltyper:

• Företagsspecifik: Mallar med företagsspecifika inställningar (t.ex. kostnadsställefilter) som inte kan tilldelas flera bolag.
• Prenumeration: Mallar skapade på prenumerationsnivå som kan tilldelas flera bolag via “Design – Mallar” på prenumerationsnivån.

Hantera synlighet för mallar #

Du kan styra vilka periodrapportsmallar som är synliga och för vilka användare:

1. Gå till Företaget: Navigera till ett företag.
2. Hantera Mallar: Klicka på “Dokument” i menyn och välj “Åtgärder – Hantera mallar”.
3. Begränsa Användare: Klicka på raden för mallen och välj enskilda användare eller “Alla företagsanvändare” i rullistan för att begränsa åtkomst.
4. Visa/Dölj Mall: Använd knappen under “Visa” för att helt visa eller dölja en mall.

E-postinställningar för periodrapporter #

Oxceed skickar som standard ett e-postmeddelande med en länk till periodrapporten när den skickas ut.

• Anpassa Meddelande och Länk: Under “Inställningar” på prenumerationsnivå, under “Periodrapporter”, kan du lägga till ett eget meddelande och en egen länk. Detta meddelande kommer att visas för samtliga användare i varje utskick.
• Påminnelser: På samma sida kan du aktivera eller inaktivera påminnelser till mottagare som ännu inte läst eller öppnat periodrapporten. Påminnelser skickas efter två och sju dagar. Denna inställning gäller för hela prenumerationen, men enskilda användare kan också aktivera/inaktivera sina egna påminnelser.