Lägga till en ny användare #
Du kan bjuda in nya användare på två sätt: antingen via plustecknet (+) i övre högra hörnet eller via Inställningar på prenumerationsnivå.
- Klicka på “Bjud in användare”.
- Ange e-postadressen (du kan lägga till flera samtidigt).
- Välj vilken Användarroll personen ska ha.
- Markera vilka Företag användaren ska få tillgång till.
- Personligt meddelande: Du kan skriva en egen text som inkluderas i inbjudningsmailet.
Användarroller #
Rollen styr vad användaren får göra i systemet. Det är inte möjligt att ha olika roller för olika bolag i samma prenumeration, utan rollen gäller för hela prenumerationen.
- Läsare: Kan se översiktssidor och mottagna externa dokument/periodrapporter. Kan inte drilla ner till verifikat eller fakturabilder.
- Utökad läsare: Samma som läsare, men kan även se tilldelade rapporter och har möjlighet att drilla ner i belopp och grafer.
- Deltagare: Samma som utökad läsare, men har även tillgång till analysträd, nyckeltal och budget. Kan mata in budgetvärden.
- Företagsadmin: Full tillgång till tilldelade företag. Kan designa mallar samt lägga till användare och företag om licenser finns.
- Prenumerationsadmin: Högsta behörigheten. Hanterar alla företag, licenser, tillägg och användare i hela prenumerationen.
Redigera och hantera användare #
För att ändra en användares inställningar går du till Inställningar > Användare (på prenumerationsnivå).
Ändra uppgifter #
Klicka på en användare i listan för att:
- Byta namn eller användarroll.
- Lägga till eller ta bort tillgång till specifika företag.
Byta e-postadress #
Det går inte att ändra mailadress på en befintlig användare. Om en kollega byter mail måste du:
- Ta bort den gamla användaren.
- Skapa en ny användare med den nya adressen och tilldela samma behörigheter.
- Be personen aktivera det nya kontot.
Ta bort användare #
Hovra över användaren i listan, klicka på hamburgermenyn (tre streck) och välj “Ta bort”.
- Obs: Vill du bara ta bort åtkomsten till ett specifikt företag görs detta inne på användarens inställningar, inte genom att radera hela användaren.
Viktigt om Licenser
När du tar bort en användare frigörs en licens. För att slippa betala för en tom licens måste du aktivera inställningen “Ta bort lediga licenser vid första möjliga tillfälle”. Detta görs under Tillägg > Licenser > Användare.
Begränsad behörighet (Kostnadsställen & Projekt) #
För roller som Läsare, Utökad läsare och Deltagare kan du styra vilken data de får se. Detta görs av en administratör under Inställningar > Användarbehörigheter inne på företaget.
- Kostnadsställen: Begränsar all data (översikt, rapporter, budget) till att bara visa valda kostnadsställen.
- Projekt: Styr vilka projekt användaren ser i projektrapporter.
Regel: En användare måste alltid ha tillgång till minst ett kostnadsställe.
Styra åtkomst till rapporter #
Som standard ser alla användare alla rapporter. Du kan dock begränsa detta för skräddarsydda rapporter.
- Gå till Rapporter (t.ex. Resultat) inne på företaget.
- Klicka på “Alla rapporter” i rapportlistan.
- Vid en anpassad mall, klicka på “Alla företagsanvändare” och välj istället specifika personer.
Notera: Systemmallar (standardrapporter) kan inte begränsas. För att begränsa en sådan måste du först kopiera mallen och sedan ställa in behörigheten på kopian. Därefter kan du dölja originalmallen.
Användarbehörigheter till företagsgrupper #
För företagsgrupper finns det möjlighet att begränsa vilka användare som ska ha tillgång till respektive företagsgrupp. Prenumerationsadministratörer har alltid tillgång till samtliga företagsgrupper, varför användare med denna roll inte går att tilldela eller ta bort från en företagsgrupp.
- Gå till Inställningar inne på företagsgruppen
- Klicka på “Användarbehörigheter”
- Klicka på “Redigera” och välj vilka användare som ska tilldelas företagsgruppen
