Har ditt företag bytt bokföringssystem och behöver uppdatera kopplingen i Oxceed? Denna guide visar dig hur du flyttar över alla data, mallar och inställningar till den nya systemkopplingen.
En förutsättning för att använda Oxceed är kopplingen till ett ekonomisystem. När du skapar denna koppling låses vissa grundläggande uppgifter som inte kan ändras i efterhand, därför går det inte att byta ekonomisystemskoppling på ett befintligt företag.
Om du önskar byta bokföringskoppling för bolaget i Oxceed behöver du därför:
- Ta bort företaget med den gamla kopplingen
- Lägga till företaget på nytt med koppling till det nya systemet
Förberedelser – Exportera och säkra all viktig data #
Innan du tar bort företaget med den gamla kopplingen är det viktigt att exportera all data och skapa mallar av anpassningar du vill behålla. Följ dessa steg för att säkerställa att inget går förlorat.
Steg 1: Exportera resultatbudgetversioner #
Om ditt företag har skapat budgetversioner som ni vill behålla:
- Gå till Budget > Resultat i Oxceed
- Exportera de resultatbudgetversioner ni önskar behålla
Detaljerad instruktion: Se guiden Importera budgetdata med Excel eller SIE-fil för hur du exporterar budgetversioner.
Steg 2: Exportera filer och periodrapporter #
All dokumentation som lagras under “Dokument” i Oxceed behöver exporteras:
- Gå till Dokument i företaget
- Klicka på “Åtgärder”
- Välj “Exportera alla dokument”
Vad exporteras:
- Uppladdade filer och dokument
- Periodrapporter som genererats sparas till PDF
Steg 3: Skapa mallar av periodrapporter och presentationer (ny design) #
Om ni använder den nya designen för periodrapporter eller har skapat presentationer behöver ni skapa mallar av dessa innan borttagning:
För varje periodrapport eller presentation du vill behålla:
- Navigera till periodrapporten eller presentationen
- Hovra över den
- Klicka på hamburgermenyn (tre streck)
- Välj “Skapa som mall”
- Under “Typ” väljer ni “Prenumeration”
- Tilldela mallen till minst ett bolag i prenumerationen
- Spara
Varför detta är viktigt: När du skapar mallar på prenumerationsnivå blir de tillgängliga för alla företag i prenumerationen, inklusive det nya företaget du ska skapa. Detta gör att du enkelt kan återanvända designen efter systembytet.
Steg 4: Skapa mallar av översiktssidor (ny design) #
Om ni har skapat översiktssidor i den nya designen med typen “Företag” behöver dessa kopieras till prenumerationsnivå:
För varje företagsspecifik översiktssida:
- Gå in på översiktssidan
- Klicka på de tre prickarna uppe till höger
- Välj “Kopiera”
- Under “Typ” väljer ni “Prenumeration”
- Spara
Steg 5: Exportera egna värden (om tillämpligt) #
Om ditt företag använder funktionen “Egna värden”:
- Gå till “Egna värden” i företaget
- Exportera data till Excel
Detaljerad instruktion: Följ guiden Egna värden för att exportera egna värden korrekt.
Genomför systembytet #
När all viktig data är exporterad och mallar har skapats kan du genomföra själva systembytet. Följ dessa steg:
Steg 6: Ta bort företaget med den gamla kopplingen #
Ta bort företaget:
- Gå till “Inställningar” på prenumerationsnivå
- Välj “Företag”
- Hovra över företaget, klicka på de tre strecken och sedan “Ta bort”
Detaljerad instruktion: Se guiden Lägg till, ändra och ta bort företag för hur du tar bort ett företag.
Notera: När företaget är borttaget går det inte att återställa data som inte har exporterats eller sparats som mallar.
Steg 7: Lägg till företaget med ny systemkoppling #
Nu skapar du företaget på nytt med koppling till det nya ekonomisystemet:
- Klicka på plustecknet uppe till höger
- Välj “Lägg till företag”
- Fyll i företagsuppgifter
- Synkronisera bolaget mot det nya ekonomisystemet
Återställ anpassningar och konfigurationer #
Efter att företaget har lagts till med den nya kopplingen behöver du återställa alla anpassningar, mallar och åtkomst.
Steg 8: Tilldela egenanpassade rapporter #
Om ditt företag använder egenanpassade resultat-, balans- och periodrapporter behöver dessa tilldelas det nya företaget:
- Gå till “Design” på prenumerationsnivå
- Hitta de rapportmallar som företaget ska ha tillgång till
- Hovra över rapportmallen
- Klicka på hamburgermenyn (tre streck)
- Välj “Tilldela företag”
- Markera det nya företaget
- Spara
Steg 9: Tilldela mallar för periodrapporter och presentationer #
Om ni skapade mallar av periodrapporter och presentationer i steg 3 behöver dessa nu tilldelas det nya bolaget:
- Gå till “Design” på prenumerationsnivå
- Klicka på “Mallar”
- Hovra över den mall du vill tilldela
- Klicka på hamburgermenyn
- Välj “Tilldela företag”
- Markera det nya företaget
- Spara
- Upprepa för alla mallar ni skapade
Gör mallar företagsspecifika (om önskat) #
Om ni önskar göra mallarna företagsspecifika för att exempelvis kunna filtrera widgets på kostnadsställen, följ dessa steg:
- Gå in på det nya bolaget
- Välj “Dokument” i menyn till vänster
- Klicka på “Skapa”
- Välj mallen som ni önskar göra företagsspecifik
- Lägg till önskade företagsspecifika filtreringar som exempelvis filtrering av kostnadsställe på widgets
- Spara utkastet
- Gå till “Dokument” igen
- Hovra över periodrapporten eller presentationen som ni precis skapade
- Klicka på hamburgermenyn
- Välj “Skapa som mall”
- Välj typen “Företag”
- Spara
Steg 10: Tilldela översiktssidor till företaget #
Om ni skapade mallar av översiktssidor i steg 4 behöver dessa nu tilldelas det nya bolaget:
- Gå till “Design” på prenumerationsnivå
- Klicka på “Översikt”
- Hovra över mallen du vill tilldela
- Klicka på hamburgermenyn
- Välj “Tilldela företag”
- Markera det nya företaget
- Spara
- Upprepa för alla översiktssidor
Gör översiktssidor företagsspecifika (om önskat) #
Om ni önskar göra mallarna företagsspecifika för att exempelvis kunna filtrera widgets på kostnadsställen, följ dessa steg:
- Gå till “Design” på prenumerationsnivå
- Hovra över mallen
- Klicka på hamburgermenyn
- Välj “Kopiera”
- Välj typen “Företag”
- Spara
- Navigera till översiktssidan inne på bolagsnivå
- Klicka på “Redigera”
- Lägg till önskade företagsspecifika filtreringar som exempelvis filtrering av kostnadsställe på widgets
- Spara ändringar
Importera data och konfigurera företaget #
Nu är det dags att importera tillbaka exporterad data och konfigurera företagets inställningar.
Steg 11: Importera exporterad data #
Importera tillbaka den data du exporterade i steg 1, 2 och 5:
Detaljerad instruktion: Se guiden Importera budgetdata med Excel eller SIE-fil
Detaljerad instruktion: Se guiden Dokument
Detaljerad instruktion: Se guiden Egna värden
Steg 12: Kontrollera och aktivera företagets inställningar #
Kontrollera att alla grundläggande företagsinställningar är korrekta:
- Gå till “Inställningar” i menyn till vänster (på företagsnivå)
- Kontrollera företagets grundinformation
- Aktivera eventuella kostnadsställen och projekt
Konfigurera användaråtkomst och behörigheter #
Nu är det dags att ge användare åtkomst till det nya företaget och konfigurera deras behörigheter.
Steg 13: Tilldela företaget till användare #
- Gå till “Inställningar” på prenumerationsnivå
- Klicka på “Användare”
- Välj varje användare som ska ha tillgång
- Tilldela dem det nya företaget
- Spara ändringar för varje användare
Detaljerad instruktion: Se guiden Lägg till, ändra och ta bort användare för mer information.
Steg 14: Konfigurera användarbehörigheter #
Ge användare detaljerade behörigheter till kostnadsställen och projekt:
- Gå till “Inställningar” på företagsnivå
- Välj “Användarbehörigheter”
- Spara ändringar
Detaljerad instruktion: Se guiden Lägg till, ändra och ta bort användare
Steg 15: Konfigurera eventuella tillägg och återställ tilläggsdata #
Om företaget använde tillägg i den gamla kopplingen behöver dessa återaktiveras och konfigureras. Aktivera de tillägg som bolaget hade tillgång till i den gamla kopplingen under “Tillägg” i menyn till vänster.
Observera: Du behöver inneha rollen som prenumerationsadministratör för att aktivera tillägg till företag.
Efter aktivering: För varje tillägg behöver du på nytt lägga till de inställningar och versioner som tillhör tillägget i det nya företaget.
