Vad är dokumentbegäran? #
Dokumentbegäran är ett tillägg som finns tillgängligt i Oxceeds dokumentarkiv. Dess primära användningsområde är att underlätta insamling av dokument från olika intressenter. Huvudsakliga användningsområden:
- Revisorer: Samla in nödvändiga dokument elektroniskt inför en revision.
- Redovisningskonsulter: Effektivisera insamlingen av kvitton och andra underlag från kunder.
- Interna processer: Förenkla insamling av uppgifter från anställda eller avdelningar.
Så fungerar flödet för dokumentbegäran #
- Skapa begäran: En administratör skapar en ny dokumentbegäran och definierar sektioner för de filer som ska samlas in.
- Skicka begäran: Administratören skickar begäran till utvalda mottagare.
- Mottagarens avisering: Mottagarna får ett e-postmeddelande från Oxceed med en direktlänk till dokumentbegäran.
- Ladda upp och lämna in: Mottagarna laddar upp en eller flera filer per begärt dokument och lämnar sedan in ärendet.
- Administratörens avisering: Administratören får ett e-postmeddelande när dokumentbegäran har returnerats.
- Arkivering: Dokumentbegäran och de insamlade dokumenten sparas i dokumentarkivet och kan laddas ner vid behov.
Aktivera och skapa en dokumentbegäran #
Dokumentbegäran är en tilläggsfunktion som ni kan aktivera under “Tillägg” i Oxceed.
Steg för att skapa en ny begäran:
- Navigera till “Dokument” på företagsnivå.
- Klicka på “Övriga dokument”.
- Välj “Åtgärder” och sedan “Dokumentbegäran”.
- Välj en systemmall
Inställningar för dokumentbegäran #
När du skapar begäran finns det flera viktiga fält att fylla i:
- Namn: Ett namn som visas i e-postmeddelanden, notiser och dokumentarkivet.
- Mottagare: Välj vilka användare i Oxceed som ska få begäran och lämna in dokument.
- Period: Ange vilken period dokumentbegäran avser (t.ex. ett kvartal eller halvår).
- Sista datum: Sätt ett sista datum för inlämning. Automatiska påminnelser skickas ut via e-post till mottagare som inte har lämnat in i tid.
- Avsändare: Fylls automatiskt i med den som skickar begäran.
Instruktioner och bilagor #
Under sektionen “Instruktioner” kan du ge anvisningar till mottagarna om vad ärendet gäller och vad som förväntas av dem. Du kan även bifoga relevanta filer, till exempel ett kontoutdrag vid kvittoinsamling eller ett uppdragsbrev vid en revision.
Genom att hovra över elementen i dokumentbegäran kan du lägga till fler rubriker, filbegäran eller filer.
- Filbegäran: För varje filbegäran kan mottagaren ladda upp en eller flera filer. Om du till exempel samlar in kvitton för en hel period kan det räcka med en enda filbegäran där mottagaren laddar upp samtliga kvitton.
- Strukturerad insamling: För mer strukturerad insamling kan du lägga till en separat begäran för varje enskild fil som ska samlas in.
- Beskrivningar: Lägg till en specifik beskrivning för varje filbegäran för att förtydliga för mottagaren.
När begäran är komplett klickar du på “Skicka”. Du har även möjlighet att “Spara utkast” om du vill fortsätta redigera senare.
Mottagarens upplevelse #
När en dokumentbegäran skickas får mottagarna ett automatiskt e-postmeddelande med en direktlänk till begäran i Oxceed.
Inlämningsprocessen för mottagaren:
- Ladda upp filer: Mottagaren kan endast ladda upp filer till de specificerade förfrågningarna. Minst en fil måste laddas upp per begäran, men flera filer kan bifogas till samma begäran.
- Lämna in: När alla filer är uppladdade klickar mottagaren på “Lämna in”.
- Avisering till avsändaren: Avsändaren får ett e-postmeddelande om att dokumentbegäran är inlämnad, och filerna blir tillgängliga i dokumentarkivet.
