Att få fler än ekonomiavdelningen att förstå siffrorna är en av de vanligaste utmaningarna i många bolag. Rapporter finns nästan alltid. Problemet är att de ofta är svåra att ta till sig, saknar tydlig koppling till verksamheten och sällan används i vardagen. Resultatet blir att ekonomin är något man rapporterar om, istället för något man faktiskt jobbar med. Så hur gör man för att ändra på det? Här är vad som faktiskt krävs för att få siffrorna att börja användas i praktiken.
1. Koppla siffror till beslut
Ekonomisk data i sig skapar sällan värde. Det är först när den kopplas till verksamhetens frågor, mål och beslut som den blir intressant och relevant.
De flesta roller i organisationen tänker inte i:
- resultat efter finansnetto
- bruttomarginal i procent
- periodiserade kostnader
De tänker i:
- “Har vi råd att anställa?”
- “Vilka kunder är mest lönsamma?”
- “Hur ligger vi till mot målet?”
För att siffrorna ska bli relevanta behöver de kopplas till just den typen av frågor. När varje nyckeltal hänger ihop med ett konkret beslut eller en situation i verksamheten blir det också mycket enklare för fler att förstå och börja använda datan i sitt eget arbete.
2. Sänk tröskeln till insikt
Om det krävs tid, vana eller tolkning för att förstå en rapport kommer den inte att användas.
För att fler ska ta till sig ekonomin behöver du:
- visa utveckling över tid (inte bara utfall)
- lyfta fram avvikelser tydligt
- arbeta med visuella vyer istället för enbart tabeller
- visa nyckeltal med tydlig koppling till verksamhetens mål
En ekonomirapport ska gå att läsa på 30 sekunder och ändå ge en första insikt. Det handlar inte om att förenkla innehållet utan om att göra det tillgängligt, så att fler kan ta till sig det utan att behöva en genomgång varje gång.
Riktning efter siffrorna. Prova Oxceed kostnadsfritt.
Prova Oxceed helt kostnadsfritt och utan förbindelser i 10 dagar. Se företagets siffror i realtid, gör analyser och ta fram rapporter. Du kommer igång på bara några minuter.
3. Ge rätt person rätt siffror
En av de största anledningarna till att ekonomisk data inte används är att alla får samma rapport. Problemet är att ingen riktigt behöver den.
- Vd:n behöver helheten och riktning
- En affärsområdeschef behöver bryta ner på sin del
- Projektledare behöver följa upp sina egna siffror
När rapporteringen inte är anpassad faller den mellan stolarna.
Genom att istället arbeta med olika siffror, diagram och nyckeltal, baserade på samma underliggande data ökar relevansen för mottagaren. Samtidigt minskar behovet av manuella utdra och fler börjar använda siffrorna självständigt.
I praktiken innebär det ofta att man går ifrån statiska rapporter och istället arbetar i strukturer där samma data kan presenteras på olika sätt, beroende på vem som tittar. Det minskar både dubbelarbete och beroendet av en ekonom som mellanhand.
4. Gör ekonomin tillgänglig och bygg in den i vardagen
I många organisationer lever uppföljningen kvar i ett månadstänk. Rapporten för föregående period tas fram, skickas ut och diskuteras vid ett möte. Sen går man vidare. Det innebär att siffrorna främst används i efterhand.
För att få verklig effekt behöver ekonomin istället vara:
- uppdaterad löpande
- enkel att gå in i när som helst
- tillgänglig utan att behöva efterfrågas
Men tillgänglighet räcker inte i sig. Det som gör skillnad är när uppföljningen blir en del av själva arbetssättet i teammöten, löpande prognosarbete och dagliga beslut.
När siffror kan brytas ner direkt där frågor uppstår går man från rapportering till styrning och ekonomin blir ett aktivt verktyg i verksamheten. I praktiken innebär det ofta att fler arbetar i samma system och med samma data, istället för att skapa egna versioner vid sidan av.
Nyckeltal till VD rapporten?
Här går vi igenom vilka nyckeltal som bör finnas med i varje VD-rapport, och varför de spelar en central roll i företagets styrning.
5. Skapa en gemensam bild av verkligheten
En underskattad utmaning är att olika personer ofta sitter med olika siffror. Olika exporter, olika versioner och olika tolkningar.
Det leder till att möten ofta handlar om vad som är “rätt” istället för vad ni ska göra framåt.
När alla istället utgår från samma, uppdaterade datakälla:
- försvinner mycket av friktionen
- diskussionerna blir mer framåtblickande
- beslutsfattandet går snabbare
Vad händer när det fungerar
När fler i organisationen faktiskt förstår och använder ekonomisk data händer några tydliga saker:
- Beslut fattas närmare verksamheten
- Mindre tid läggs på att ta fram och förklara siffror
- Dialogen mellan ekonomi och verksamhet förändras
- Uppföljning går från bakåtblickande till framåtdrivande
Det är också här många bolag märker att det inte bara handlar om vad man följer upp utan hur siffrorna görs tillgängliga.
För i slutändan är det inte rapporterna som gör skillnaden, det är när siffrorna blir en del av det dagliga arbetet. Det är när dem används, delas och ligger till grund för beslut som ekonomin på riktigt börjar driva verksamheten framåt.
Får vi visa dig hur det fungerar i Oxceed? Boka ett möte här.
