Att driva verksamhet inom spa, hotell och upplevelser innebär att hantera flera intäktsströmmar, många resultatenheter och snabba variationer i efterfrågan. För Hagabadet i Göteborg blev det allt svårare att få en samlad bild av verksamheten när rapporteringen skedde manuellt i Excel. Idag arbetar de i Oxceed, där uppföljning sker i realtid och fler i organisationen kan agera på siffrorna snabbare.
Manuella processer som inte höll i längden
Tidigare skedde Hagabadets rapportering i Excel, där data sammanställdes manuellt per bolag och resultatenhet. Med flera bolag och ett stort antal resultatenheter blev det snabbt både tidskrävande och svårt att överblicka.
Carita Gustafsson är ekonomiansvarig och ansvarar tillsammans med ett mindre team för uppföljningen av hela verksamheten.
– Tidigare sammanställde vi mycket av våra resultat i Excel. Med flera bolag och resultatenheter blev det ganska mycket knappande, säger Carita Gustafsson.
Att mata in och sammanställa siffror manuellt innebar också en ökad risk för fel, något Carita bekräftar:
– Vi knappade in mycket av siffrorna manuellt och det kan ju lätt bli fel, forsätter hon.
Samtidigt blev tillgången till siffror en flaskhals, där avdelningscheferna hela tiden behövde vända sig till ekonomiavdelningen för att få svar på sina ekonomifrågor.
Riktning efter siffrorna. Prova Oxceed kostnadsfritt.
Prova Oxceed helt kostnadsfritt och utan förbindelser i 10 dagar. Se företagets siffror i realtid, gör analyser och ta fram rapporter. Du kommer igång på bara några minuter.
Realtidsdata som når ut i organisationen
När Hagabadet började arbeta i Oxceed automatiserades rapporteringen och siffrorna blev tillgängliga i realtid.
Det förändrade inte bara arbetet för ekonomiavdelningen, utan också hur hela organisationen arbetar med uppföljning. Istället för att vänta på rapporter kan chefer nu själva gå in, få en snabb överblick och förstå vad som driver resultatet i sina delar av verksamheten.
– Våra mellanchefer och avdelningschefer kan följa upp sitt resultat själva i mycket större utsträckning. Har de en fråga kring en kostnadspost kan de direkt se vad som ligger bakom, säger Carita Gustafsson.
En viktig del i det är möjligheten att i Oxceed gå från översikt till detalj på några sekunder. Det gör att siffrorna inte bara blir tillgängliga, utan också begripliga och användbara i vardagen.
– Det bästa är att man kan se de bakomliggande posterna till varje rad, man kan borra sig ner och se exakt vad som ligger bakom varje kostnadspost, fortsätter Carita.
Snabbare beslut i en snabbrörlig verksamhet
För verksamheter inom spa, hotell och upplevelser kan efterfrågan skifta snabbt, både under månaden och mellan säsonger. Det gör timing i uppföljningen avgörande. Med tidigare tillgång till resultat kan Hagabadet idag agera snabbare.
– Nu kan vi ta beslut snabbare. När resultaten är klara tidigare kan vi agera tidigare. När vi kan agera snabbare får vi också bättre resultat längre fram, säger Carita Gustafsson.
Det gäller inte minst arbetet med intäkter och beläggning. Genom att identifiera avvikelser tidigare i månaden kan åtgärder sättas in innan det är för sent att påverka utfallet.
Smartare rapportering för hotell och restaurang
Anpassa er rapportering och uppföljning med Oxceed för bemöta utmaningarna i just er bransch.
Sparar en till två dagar i månaden
Effekten i arbetssättet på ekonomiavdelningen är tydlig. Mindre tid går åt till att samla in och sammanställa data, och mer tid kan läggas på analys och uppföljning.
– Den största fördelen för oss är att vi sparar en till två dagar i månaden och att det blir mindre fel i rapporteringen, säger Carita Gustafsson.
Det förändrar också hur arbetet ser ut i praktiken. Istället för att ta fram och kvalitetssäkra underlag finns siffrorna tillgängliga direkt, vilket gör att ekonomiavdelningen kan arbeta mer proaktivt.
Ett arbetssätt som skalar med verksamheten
För Hagabadet har förändringen inneburit att ekonomin blivit mer tillgänglig i hela organisationen. I en bransch där många rörliga delar ska följas upp samtidigt gör det stor skillnad.
Chefer kan följa upp sina resultat, förstå sina siffror och agera snabbare samtidigt som ekonomiavdelningen kan fokusera mer på analys och stöd. Med tydligare översikt och realtidsdata får ledningsgruppen bättre förutsättningar att styra verksamheten i rätt riktning.
