Denna guide beskriver i detalj hur du skapar, anpassar och finjusterar resultatrapporter i Oxceed. Här går vi igenom allt från att lägga upp en ny mall till att konfigurera rad- och kolumninställningar.

Hantera rapportmallar på prenumerationsnivå #

Du administrerar dina mallar under Design > Resultatrapporter på prenumerationsnivå. Här ser du både systemmallar och dina egna anpassade mallar.

Skapa eller kopiera en rapport #

För att börja arbeta med en rapport har du två val:

1. Ny resultatrapport: Skapar en helt tom rapportmall som du bygger från grunden. Nås via knappen “Åtgärder”.
2. Kopiera systemmall: Systemmallar (standardrapporter) är låsta för redigering. För att ändra i en sådan måste du först hovra över den i listan, klicka på hamburgermenyn och välja “Skapa en kopia av rapportmallen”.

Hantera befintliga mallar #

Via hamburgermenyn på en rapport i listan kan du även:

• Redigera: Öppnar designläget.
• Tilldela företag: Styr vilka bolag i prenumerationen som ska ha tillgång till rapporten.
• Inställningar: Här kan du bl.a. ställa in om rapporten ska användas som en projektrapport.
• Ta bort: Tar bort mallen från hela prenumerationen.

Designa rader och sektioner #

Rader bygger upp strukturen i din rapport (konton, rubriker och summeringar).

Lägga till och hantera rader #

• Ny huvudrad: Klicka på “Lägg till rad” uppe till vänster. Raden hamnar i högsta nivån (fetstil).
• Ny underrad (Gruppering): Hovra över en befintlig rad, klicka på menyn och välj “Lägg till rad”. Detta skapar en hierarki där huvudraden kan summera underraderna.
• Flytta/Kopiera: Via menyn på raden kan du flytta den (upp/ner/vänster) eller “Kopiera rad” (användbart för att slippa göra om inställningar för liknande rader).
• Ta bort: Raderar raden och eventuella underrader.

Radens egenskaper (Inställningar) #

Klicka på en rad för att konfigurera exakt hur den ska bete sig:

• Namn: Rubriken som visas i rapporten.
• Tom rad: Gör raden osynlig (används för struktur).
• Visa summa på raden: Visar totalbeloppet direkt på denna rad.
• Visa konton: Gör raden expanderbar så att man kan se de enskilda bokföringskontona under rubriken. (Ej valbart på grupprubriker).
• Visa summa under raden: Skapar en automatisk summeringsrad i slutet av gruppen.
• Summera till ovanliggande rad: Låter grupprubriken visa summan av underraderna.

Koppla konton till raden #

Under “Inkludera konton” anger du vilka konton som ska ingå:

• Ange ett intervall (t.ex. 3000-3999) eller enstaka konton.
• Viktigt: Du måste klicka på bocken bredvid fältet för att spara kontona till raden.
• Exkludera konton: Här kan du specificera konton inom intervallet som inte ska vara med.

• Nyckeltal: Du kan även koppla ett nyckeltal till raden här.

Designa kolumngrupper (Tidsperioder) #

Kolumngrupper styr vilken tidsperiod (t.ex. Månad eller Ackumulerat) som datan ska hämtas ifrån.

Lägg till och ställ in grupper #

Klicka på “Lägg till kolumngrupp”. Klicka sedan på pennan vid grupprubriken för att ställa in period:

• Vald månad: Visar datan för den månad du väljer i filtret.
• Ackumulerad period: Från årets start fram till vald månad.
• Helår: Hela räkenskapsåret.
• Resterande del av år: Från månaden efter vald månad till årets slut.
• Rullande 12: Totalen från vald månad och 11 månader bakåt.
• Kvartal: Visar alla kvartal.
• Totalt: (Ofta för projekt) Visar totalen från start till vald månad.

Specialinställningar för gruppen #

• Upprepa kolumner:
  • Inget: Visar kolumnerna en gång för den valda perioden.

• • Per månad: Om du valt ett intervall (t.ex. jan-mar) upprepas kolumnerna för varje månad i intervallet.

• Visa kostnadsställen sida vid sida: Skapar automatiskt en uppsättning kolumner för varje kostnadsställe bredvid varandra.

Designa kolumner (Datatyper) #

Inuti varje kolumngrupp bestämmer du vilken typ av data som ska visas (t.ex. utfall eller budget). Lägg till nya under pennan via plustecknet (+) i gruppen.

Tillgängliga kolumntyper #

Du kan välja exakt vad varje kolumn ska visa:

• Utfall:
  • Utfall: Faktiskt värde för vald period.
  • Utfall fg. period: Föregående månad.
  • Utfall fg. år: Samma period föregående år.
  • Utfall år -2 / -3: Utfall två eller tre år bakåt.
• Budget:
  • Budget: Från vald budgetversion.
  • Budget 2: Jämför mot en annan budgetversion.
  • Autoprognos: Utfall hittills + budget för resten av året (endast för helårsgrupper).
• Avvikelse (Diff):
  • Avv. fg. år: Utfall minus föregående år.
  • Avv. % fg. år: Procentuell förändring.
  • Avv budget: Utfall minus budget.
  • Avv. % budget: Procentuell avvikelse mot budget.
  • Budget 1 – 2 / 2 – 1: Diff mellan två budgetar.
  • Autopr.-budget: Autoprognos minus budget.
• % av omsättning:
  • Visar utfall, budget eller föregående år i relation till omsättningen.

Inställningar vid visning och export #

När rapporten används på ett företag kan du göra ytterligare val via menyn (tre prickar) uppe till höger:

• Exportera:
  • Excel: Hämta rapporten till Excel
  • Exportera alla kostnadsställen: Skapar en Excel-fil där varje kostnadsställe får en egen flik.
  • PDF: Hämta rapporten till PDF
• Kopiera: Kopierar rapporten och du kan sedan redigera den nya rapportmallen
• Mallinställningar:
  • Visa/Göm konton: Välj om samtliga rader och konton ska visas när du går in på rapporten
  • Export: Styr om konton ska synas eller döljas vid export till PDF/Excel.
  • Namn: Byt namn på rapporten

Utöver detta finns det även möjlighet att redigera rapporten direkt inne på bolaget. Du klickar då på “Redigera” uppe till höger för att nå redigeringsläget.