Denna guide förklarar steg för steg hur du skapar, anpassar och skickar periodrapporter i Oxceed, samt hur du använder avancerade funktioner som schemaläggning och AI-genererade kommentarer.

Skapa en periodrapportmall #

För att börja, behöver du skapa en mall för dina periodrapporter. Detta görs på prenumerationsnivå i Oxceed.

1. Navigera till Design: Gå till “Design” på prenumerationsnivån.
2. Välj Periodrapporter: Klicka på “Periodrapporter”.
3. Skapa ny rapport: Välj “Åtgärder” och sedan “Ny periodrapport”.

Inställningar för din mall: #

• Namn: Ange ett tydligt namn för din rapportmall.
• Typ:
  • Välj “Periodrapport” om mallen ska användas på företagsnivå.
  • Om du har koncernpaketet och ska skicka rapporter för en företagsgrupp, välj “Periodrapport för företagsgrupp”.
• Utgå ifrån: Du kan välja att basera din nya mall på en befintlig.

Designa din rapport: sektioner och layout #

Med mallen skapad är det dags att fylla den med innehåll. Oxceed erbjuder stor flexibilitet i hur du lägger till och arrangerar element.

Lägga till och arrangera element: #

Använd menyerna till höger för att lägga till önskade nyckeltal och rapporter. Du kan enkelt dra och släppa element för att ändra deras placering och skapa den layout du önskar.

Tillgängliga element:

• Formatering, text och filer:
  • Bifogade filer: Fält för att bifoga relevanta dokument.
  • Linje: Används som elementsavgränsare för att strukturera rapporten.
  • Liten textruta avsändare: Halvradsruta för korta kommentarer från avsändaren.
  • Liten textruta mottagare: Halvradsruta där mottagaren kan skriva kommentarer.
  • Sidbrytning: Fixerar element över olika sidor för bättre läsbarhet.(Endast i pdf-exporter)
  • Stor textruta avsändare: Helradsruta för mer omfattande kommentarer från avsändaren.
  • Stor textruta mottagare: Helradsruta där mottagaren kan skriva mer detaljerade kommentarer.
• Grafer:
  • Egna nyckeltal: Linjediagram i rullande 12 månader för egenanpassade nyckeltal (kräver tillägget “egna nyckeltal”).
  • Helårsdiagram: Visar nyckeltal för hela året.
  • Linjediagram R12: Visar nyckeltal i ett rullande 12-månadersperspektiv.
  • Små nyckeltalsgrafer: Visar olika nyckeltal med 25% av radutrymmet.
  • Stora nyckeltalsgrafer: Visar olika nyckeltal med 50% av radutrymmet.
• Rapporter:
  • Resultatrapporter: Välj en eller flera resultatrapporter att inkludera.
  • Balansrapporter: Välj en eller flera balansrapporter att inkludera.

För rapporter kan du välja en förvald systemrapport direkt i mallen. Om du vill använda en egenanpassad rapport, välj “Ej vald rapport” och specificera den när du skickar periodrapporten.

Tilldela mallen till företag #

När mallen är färdigdesignad måste du tilldela den till de företag som ska ha tillgång till den. Detta görs via hamburgermenyn på prenumerationsnivån. Här kan du även byta namn på mallen eller ändra vilka företagsadministratörer som har redigeringsbehörighet.

Skicka en Periodrapport #

När mallen är på plats kan du börja skicka periodrapporter.

1. Gå till Företag: Välj det aktuella företaget.
2. Skapa Dokument: Klicka på “Dokument” i menyn och sedan “Skapa”.
3. Välj Mall: Välj önskad mall – antingen en systemmall eller en egenanpassad.

Inställningar vid utskick: #

• Logotyp: Företagets logotyp visas automatiskt.
• Förhandsgranska: Se hur rapporten kommer att se ut för mottagarna.
• Spara utkast: Sparar rapporten som ett utkast under “Dokument”.
• Skicka: Skickar rapporten till valda mottagare och sparar den som publicerad i “Dokument”.
• Rapportnamn: Ange ett visningsnamn för rapporten.
• Mottagare: Välj användare i Oxceed som ska få en länk till rapporten via e-post. Administratörer kan även öppna rapporten direkt i “Dokument”.
• Kostnadsställe: Visa rapporten för ett specifikt kostnadsställe eller en kostnadsställegrupp istället för hela företaget. Observera att balanser alltid visar hela företaget.
• Taggar: Använd taggar för att kategorisera rapporter, vilket underlättar filtrering under “Dokument”.
• Period: Ange vilken period rapporten avser (en eller flera, t.ex. ett kvartal).
• Avsändare: Fylls i automatiskt med den som skickar rapporten.

Visa prenumerationslogotyp #

Om du är en byrå och vill visa både kundens och din byrås logotyp, kan du aktivera prenumerationslogotypen. Gå till “Design” på prenumerationsnivån, välj hamburgermenyn för periodrapportmallen, klicka på “Inställningar” och aktivera “Visa prenumerationslogo i sidhuvudet”.

Avsändarkommentarer och AI-genererad text #

Textrutan för avsändarkommentarer anpassar sin storlek efter textmängden. Du kan även ändra rubriken “Avsändarkommentar”.

Standardtexter för avsändarkommentarer: #

Skapa standardtexter för att snabbt infoga vanliga kommentarer. Gå till “Inställningar” på prenumerationsnivå, sedan “Periodrapporter” och “Standardtexter”. Klicka på “Lägg till ny text”, ge den ett namn och skriv in önskad text. Vid utskick, välj sedan din standardtext från rullistan “Lägg till standardtext”.

Autotext med AI (ChatGPT) eller nyckeltalsdata: #

Klicka på “Autotext” för att generera text i kommentarsrutan med fyra alternativ:

• Snabb ChatGPT: Genererar en analys av de fem översta nyckeltalen i rapporten, jämför med föregående år, lyfter avvikelser, ger insikter och föreslår åtgärder. Oxceed skickar endast anonymiserad data till ChatGPT för din trygghet.
• Anpassad ChatGPT: Välj upp till fem nyckeltal som ChatGPT ska analysera. Justera perioder, jämförelseperioder och skrivstil (konsult eller anställd).
• Snabb nyckeltalstext: Hämtar namn och utfall för alla nyckeltal i rapporten för innevarande och föregående år.
• Anpassad nyckeltalstext: Välj upp till fem nyckeltal som ska presenteras med namn och utfall. Justera perioder och jämförelseperioder.