Med en pandemi i ryggen och en orolig omvärld, stigande räntor och inflation, ställs många företag inför fler utmaningar än under ett vanligt budgetår. Vad bör du tänka på när det kommer till att skapa en budget för kommande år? Oxceeds COO Jonathan Bernelöv ger förslag på lösningar som kan stötta dig under arbetets gång.

– Det har varit ett riktigt speciellt år, med flera faktorer som inte brukar ingå i ett vanligt budgetår. Tidigare har många kunnat titta på historiska siffror för att läsa in nästa års budget men nu behöver man ta hänsyn till allt från stigande råvarupriser och krig till inflation och höga räntor, säger Jonathan. 

Ja, inför budgetåret 2024 är det viktigare än någonsin att vara väl förberedd. Med politiska beslut som snabbt kan förändra spelplanen och ständigt skiftande marknadstrender är det extra viktigt att lägga en genomtänkt budget – och följa upp kontinuerligt under året. Jonathan förtydligar:

– Kom ihåg att inte “bara” lägga en budget för ett helt år, utan var beredd på att följa upp med prognoser kvartals- eller halvårsvis. Och använd dessa som ett styrningsverktyg under året för att se om ni når målen eller inte. 

Utmaningar – men också möjligheter 

Det finns många faktorer att ha i åtanke nu när nästa års budget ska läggas, särskilt för små och medelstora företag, men enligt Jonathan får man heller inte glömma möjligheterna: 

– Det finns också roliga saker att ta hänsyn till i budgetarbetet, som att fokusera på vad som ligger framåt. Den digitala transformationen, att AI har kommit starkare än någonsin samt att hållbarhet är på tapeten för alla – och hur kan du integrera detta i din verksamhet? 

Men vilka utmanande omständigheter finns det att tänka på? 

1. Osäkerheten är större än vanligt

Baserat på redan nämnda omvärldsfaktorer kan mycket hända under ett helt budgetår, vilket blir särskilt påtagligt för företag utan stora finansiella muskler. Det blir en utmaning att förutse marknadens villkor, om det kommer finnas tillräckligt med resurser kommande år, och därmed budgetera på rätt sätt.

– Små bolag påverkas hårdare av makro-effekter då de oftast har mindre kassa att röra sig med och en mindre kundstock som även dem reagerar på omvärldsfaktorer. Större bolag är mer trögrörliga och sitter lite tryggare, säger Jonathan. 

 För att undvika överraskningar är det därför extra viktigt att planera för flera olika scenarier, till exempel worst case scenario, best case scenario och något mittemellan. I Oxceed kan du skapa ett obegränsat antal budgetversioner vilket är praktiskt för att jobba utifrån olika scenarion. Du kan även använda en eller flera budgetversioner som prognoser och uppdatera dem löpande under året.

– Du måste ta hänsyn till olika skeenden när du har begränsade resurser. Finns det risk för att försäljningen minskar med 20 % på grund av världsläget behöver du ha en budget och plan för om det sker. Det spelar givetvis jättestor roll och kan vara som natt och dag för verksamheten. Genom att ha olika scenarion planerade kan du som företagare vara förberedd och mer snabbfotad, säger Jonathan och fortsätter: 

– I Oxceed har du all data du behöver, på en väldigt detaljerad nivå. Det gör att du enkelt kan lägga en noggrann budget eller prognos med ganska små medel. Sedan kan du utifrån den skapa ett antal olika versioner av din budget som tar hänsyn till olika skeenden.

2. Mänskliga faktorn

En annan utmaning i budgetarbetet är risken för fel när många personer är inblandade i samma budget och i värsta fall till och med i samma fil. Vem har den senaste versionen och ligger samtliga uppdateringar verkligen med där?

En manuell hantering av budgetprocessen kan också innebära en siffra för mycket i en cell, och plötsligt blir hela budgeten kullkastad. I bästa fall upptäcks felet, men troligt sker det efter en avsevärd tid av felsökande.

– Budgetarbetet är ett gemensamt arbete. Det må vara jag som ekonom som ansvarar för att få ihop en resultat och likviditetsbudget att presentera till ledning och styrelse, men jag kan omöjligt göra det utan hjälp från övriga kollegor, säger Jonathan.

Genom att budgetera i Oxceed i stället för Excel underlättas kommunikationen internt, och den gemensamma målbilden stärks. Delegera ut budgetarbetet i organisationen genom att styra behörigheter för olika användare och öppna upp budgeten för inmatning – utan att förlora kontrollen.

I budgetmodulen kan du snabbt och enkelt skapa en budget baserat på föregående års budget eller utfall vilket minskar risken för manuella felslag avsevärt. Dessutom gör visualiseringen det lätt att upptäcka eventuella fel snabbt och enkelt.

3. Krav på kostnadsbesparingar och kassalikviditet från styrelse och ledning

I kölvattnet av osäkra tider kommer ökade krav på kostnads- och likviditetskontroll hos landets bolag. Från givmilda och flexibla budgetar där kronor och ören inte spelat så stor roll till ett fokus på att spara pengar där det går. Men frågan är vart och hur besparingarna ska appliceras.

– Vi har verkligen sett en hög grad av kostnadsbesparingsfokus bland svenska företag under det senaste året. Många CFO:er har fått i uppdrag från ledningen att se över kostnadsstrukturen och det är något som vi tror kommer att fortsätta, säger Jonathan.

I det tuffare läget kan det vara svårt att veta hur problemet ska tacklas. Det viktiga här är att kontinuerligt och proaktivt söka efter kostnadsbesparingar inom företaget. Det är inte enbart en engångsföreteelse under budgetperioden utan det gäller att hitta en balanserad kostnadsminimering över tid.

Med hjälp av funktionen för kostnadsanalys i Oxceed kan du se och analysera företagets kostnadsstruktur och jämföra utfall på respektive konto eller kostnadsställe mot budget.

Jonathan avslutar med sitt allra viktigaste råd – både inför budgetåret 2024 och alla andra år efter det: 

– Lägg inte bara en budget för året, utan en budget som dessutom är kopplad till likviditeten, så att du har en likviditetsbudget och kan se hur länge kassan räcker. För om du måste skära i likviditetsbudgeten måste det även komma med i den vanliga resultatbudgeten. Och se till att jobba kontinuerligt med prognoser under året, kvartals- och halvårsvis, för att hålla hela verksamheten och din ekonomi uppdaterad.